Должностная инструкция офис менеджера с функциями секретаря

Основные права

В общепринятой должностной инструкции также определены права:

  • Предоставление полноценной информации для исполнения поручения, включая и конфиденциальные данные
  • Для результативности работы вносить различные новаторские предложения
  • Требовать условия работы, в которых будет комфортно исполнять предписанные действия
  • Поступать в рамках собственной компетенции. Сотрудник имеет право принимать решения в рамках собственного профессионализма

В зависимости от направленности организации этот список прав дополняется либо сокращается. Деятельность офис-менеджера проходит в обстановке легкого напряжения, поскольку ему приходится в течение дня находить правильное решение разноплановых задач

По этой причине столь важно, чтобы занимаемая должность приносила удовлетворение

Чаще на это место принимают девушек в возрасте от 25 лет и старше, обладающих организаторскими качествами. Стрессоустойчивость кандидата при этом важна, руководители оценивают уровень владения устной и письменной речью. Поэтому если сотрудники хотят погрузиться в атмосферу насыщенной офисной жизни, то эта должность как раз для них!

Наверх

Напишите свой вопрос в форму ниже

Плюсы и минусы профессии

Современный менеджмент – это профессия очень многогранная, позволяющая реализовать себя людям с большими амбициями, обширными знаниями и стремлениями. Подобного рода деятельность имеет свои положительные и отрицательные стороны.

Плюсы профессии:

  • большие перспективы для карьерного роста и профессионального развития;
  • высокая востребованность на рынке труда, где особенно ценятся опытные профессионалы;
  • реальная возможность иметь стабильные и высокие заработки, а также интересную и разноплановую трудовую деятельность;
  • возможность для личностного и профессионального роста, общение с другими людьми, образование профессиональных связей и навыков;
  • возможность разъездной деятельности, связанной с командировками, выставками, конференциями и так далее.

Минусы профессии:

  • уровень конкуренции среди профессионалов высок, побеждает в ней самый опытный и эффективный специалист;
  • на начальном этапе работы зарплата может быть невысокой;
  • работа в режиме многозадачности и ограничении во времени, в связи с чем деятельность связана со стрессовыми ситуациями;
  • индивидуальная ответственность за принятые управленческие решения;
  • большое количество напряженной и рутинной работы;
  • заработная плата часто зависит от результатов выполненной работы.

Некоторые выпускники вузов считают, что менеджер и продавец – это одно и то же. Но такое представление абсолютно неверно. Полномочия и ответственность менеджера намного шире, чем у торгового работника, который имеет узкий спектр трудовых обязанностей.

Функции менеджера

Менеджмент – это наука, изучающая методы эффективного управления персоналом. С одной стороны разновидностей управленческой деятельности очень много и поэтому сформулировать какие-то единые правила очень трудно. Есть только набор функций менеджера, которые схожи вне зависимости от уровня руководителя и компании. К основным функциям менеджера относятся: планирование, организация, мотивация и контроль. Есть так же функции, которые имеют огромную роль, но о них упоминается намного реже:

Формирование команды – это ключевая функция менеджера. Под формирование команды имеется в виду умение менеджера находить людей, которые готовы вместе с ним достигать поставленных целей. Руководитель без команды — это как капитан без корабля. Команду управленец формирует всю свою жизнь. Успех руководителя равен успеху его команды и наоборот;

Обучение персонала — так же является важнейшей функцией управленца. Обучать и развивать себя и свой персонал менеджер может как лично, так и организуя тренинги

Важно понимать, что без развития любая команда быстро развалится. Обучать и развивать это не одно и тоже, обучение — это усвоение новых или более глубокое изучение старых знаний, умений и навыков

Развитие персонала – это совместная работа руководителя и подчиненного позволяющая подчиненному увеличивать свои компетенции и зоны ответственности;
Ротация персонала – как ни печально, но именно менеджер принимает решения кто будет в его команде, а кто нет. Ротация персонала — это не самая приятная функция менеджера, но необходимая;
Ресурсное обеспечение сотрудников. Для работы персоналу необходимы различные ресурсы, от канцелярии и рабочих мест, до базы клиентов и CRM. Обеспечивать персонал нужными ресурсами это задача непосредственного руководителя;
Поддержка деятельности подчиненных. Так же очень важная функция менеджера показывать подчиненному что он не один, что его работа важна, что руководитель интересуется успехами и достижениями. Руководитель должен быть не просто начальником, а прежде всего союзником и старшим товарищем;
Постоянное улучшение качество работы. При правильно настроенной системе менеджмента, качество работы будет постоянно возрастать и совершенствоваться. Для этого придуманы такие вещи как PDCA цикл. Постоянно анализируя полученные результаты и вводя изменения которые позволяют их изменить в лучшею сторону, руководитель способен добиться совершенства;
Координация действий между смежными службами. В крупных компаниях часто возникает проблема координации действий между отделами и сотрудниками. Иногда из-за отсутствия партнерских взаимоотношений наносится существенный урон бизнесу. Всегда есть точки пересечения интересов и важно уметь правильно выстроить коммуникации между отделами и сотрудниками. Это одно из задач менеджмента, так как рядовой исполнитель будет всегда «тянуть одеяло на себя».

3 типа руководителей

Принято разделять менеджеров на 3 типа, в зависимости от уровня их управления:

  1. Менеджеры низшего звена – это руководители начального уровня (супервайзеры, старшие смены, бригадиры, старшие продавцы, администраторы), те кто управляет ежедневной деятельностью линейного персонала. Такие управленцы занимаются операционной деятельностью, то есть организовывают и контролируют работу начального персонала.
  2. Менеджеры среднего звона – это те, кто управляет начальниками низшего звена и занимается координацией деятельность низших звеньев. В обязанность управленцев среднего звена входит среднесрочное планирование жизни отдела, подразделения, цеха, участка. Среднее звено является прокладкой между стратегами сверху и операционистами снизу. От того насколько эффективно внедряется стратегия, принятая сверху зависит успех организации.
  3. Менеджмент высшего звена (ТОП менеджмент) – это уровень директоров и первых лиц компании. Данный тип управленцев отвечает за стратегическое управление компанией. От решений, принятых на верхнем уровне зависит деятельность компании на годы.

Тихий час

«Что за дичь – мы вам не детсад, а серьезная организация!» Между тем сиеста или обеденный сон активно практикуется в Японии, Китае, странах Южной Европы и Латинской Америке. Когда-то явление считалось нормой даже у нас, но в советские годы его признали «буржуазной пагубной привычкой».

Побочки недосыпа – усталость, головные боли, невнимательность, тремор – можно приравнять к похмелью (вспомните себя после бурного празднования). Это грустно с точки зрения рабочей продуктивности и вредно для здоровья. А вот «тихий час» для ваших тружеников – эликсир работоспособности:

  • стимулирует творческий потенциал;
  • улучшает концентрацию;
  • поднимает настроение;
  • снижает риск развития диабета и заболеваний сердца;
  • избавляет от депрессии.

Тихий час – это выгодно. Он сберегает ваши миллионы, а иногда и миллиарды рублей, ведь отдохнувший сотрудник выполняет за рабочий день в три-четыре раза больше и лучше, чем вялый и сонный.

Мы – народ крепкий, готовый пахать с утра до вечера во благо общему делу. Или нет? Смотрим статистику: 

  • 30% россиян недосыпают из-за сверхурочки;
  • 25% продуктивности теряют сотрудники по причине недосыпа;
  • 49% людей засыпало на рабочем месте;
  • 56% наблюдали спящих коллег;
  • 21% людей клонит в сон во второй половине рабочего дня;
  • около 18 миллиардов рублей в год выплачивают страховые компании на лечение заболеваний, вызванных недосыпом.

Сотрудники Google и Apple давно практикуют дневную дремоту. Хотите, чтобы ваша команда не отставала по результатам? Дайте ребятам чуть-чуть поспать. И, желательно, не на рабочем столе.

Компания Avito оборудовала для сотрудников боксы с мягкими стенами, как в корабельных каютах – спальную зону «Avito Яхта». Ну а для тех, у кого морская болезнь, есть Avito Village. Здесь спальные места оформлены как полки в поезде.

Сбербанк, «Яндекс», «РусГидро» и другие крупные компании поставили в офисах специальные капсулы для сна. Они расслабляют мышцы и успокаивают нервы звуками прибоя, дыхания, стука сердца. Если уснул, система разбудит через 20 минут и напомнит, что капсул мало, а уставших коллег – много, пора и честь знать.

Китайцы с оборудованием не заморачиваются и спят где придется: на диванах, ковриках для йоги или прямо на рабочем столе. 

Если для вас вид спящих бездельников – чересчур, то введите более гибкий график работы. Когда человек – сова, распорядок с 8 до 17 вселяет в него уныние. 

Виды

Профессия менеджера имеет различные виды, при этом его должность может называться в соответствии с выполняемыми функциями. Например, на рынке труда можно встретить такие вакансии:

  • арт-менеджер – специалист, который занимается решением организационных вопросов в сфере творчества и искусства;
  • эвент-менеджер – этот человек выполняет функции, связанные с организацией развлекательных и торжественных мероприятий;
  • пиар-менеджер – занимается созданием и поддержанием благоприятного имиджа компании в глазах общественности;
  • бренд-менеджер – отвечает за создание, развитие и продвижение на рынок торговой марки и его работа часто связана с сетями в сфере торговли;
  • сити-менеджер – это наемный управляющий, который выполняет функции мэра города.

Список можно продолжить, он дает представление не только о направлении применения менеджмента, но и показывает уровни, где иерархия специалистов отличается друг от друга. Существует 3 основных типа уровня менеджеров.

Высшее звено

Сюда относят управленцев высшей категории – это директора и собственники бизнеса. Подобный вид руководителей несет ответственность за планирование и стратегию развития организации. Их решения определяют судьбу компании не только в настоящем моменте, но и на многие годы вперед.

Среднее

Этот уровень менеджмента подразумевает руководителей, которые управляют менеджерами низшего звена. В обязанность такого управленца входит исполнение задач, поставленных перед ними высшим руководством. В их компетенции находится постановка среднесрочных планов, так как среднее поэтапно и планомерно выполняет поставленные перед ним глобальные задачи. Управленец среднего звена ценен своей исполнительностью и умением принимать верные решения. Менеджерами среднего звена считаются начальники цеха, отдела, небольшого структурного подразделения.

Низшее

Сюда относят руководителей начального уровня, выполняющих организацию и контроль за работой рядового персонала. Менеджеры низшего звена подчиняются руководителям средней и высшей иерархии. Такие должности, как бригадир старший смены, администратор, супервайзер, являются представителями именно низшего сегмента управленческой системы. В их ведении нет задач стратегического планирования, но они претворяют в жизнь планы вышестоящего руководства.

Прямые обязанности


Следующим пунктом в инструкции прописываются обязанности офис-менеджера. Для резюме на соискательство вакансии часто претенденты выписывают в отдельную графу, какие обязанности они выполняли на предыдущей работе в офисе. Так работодатель получает больше информации о навыках претендента.

Какие пункты могут входить в непосредственные обязанности офис-менеджера?

  1. Курирование телефонных звонков. Сотрудник должен отвечать на поступающие звонки, в меру своих возможностей отвечать на вопросы оппонентов, а также информировать начальство об информации, которую просили передать.
  2. Курирование документации. Хранение и учет документов, контроль корреспонденции, оформление приказов и т.д. – это прямые обязанности офис-менеджера.
  3. Размножение документов. По особому поручению шефа сотрудник выполняет копировально-множительные работы.
  4. Оформление писем, запросов – т.е. ведение переписки с партнерами, клиентами или поставщиками по просьбе непосредственного начальника.

В обязанности офис-менеджера может входить еще как минимум шесть видов работ. Но в каждой компании нагрузка на специалистов этой категории определяется индивидуально.

Налагаемая ответственность

Учитывая все вышесказанное можно сделать логичное заключение, что человек, занимающий должность офис-менеджера, обязан руководствоваться правилами, зафиксированными в Трудовом Кодексе

При этом очень важно учитывать локальные правовые акты, действующие внутри предприятия. Нарушение этих правил может привести к штрафным санкциям в виде замечания или выговора

Нарушение порядка, изложенного в Конституции и других юридических актах, может повлечь за собой административное, гражданское либо уголовное наказание. Подобная ответственность предусмотрена в отношении сотрудников, разглашающих конфиденциальную информацию или причиняющих материальный вред предприятию иными способами. Работодатель имеет право самостоятельно выбрать меру взыскания в отношении тех работников, что нарушили:

  1. Внутренние правила дисциплины и трудовых норм.
  2. Правила охраны труда, техники безопасности и противопожарной безопасности.
  3. Нормы делового этикета.
  4. Использовали ложные сведения ради личной выгоды.


Перечень обязанностей должен быть равнозначен рабочему времени сотрудника, не следует ни перегружать его, ни оставлять чересчур свободным

Функции

Офис-менеджер отвечает за мониторинг и анализ систем, обычно сосредотачиваясь на конкретных результатах, таких как сокращение сроков, оборачиваемость, объем производства, продажи и т.д. проекты. Таким образом, роли разнообразны, часто включая обязанности по широкому спектру функций, таких как:

  • Бухгалтерия
  • Отображение бизнес-процессов
  • Учет затрат
  • Обслуживание клиентов
  • Управление базой данных
  • Управление объектами
  • Дизайн форм или шаблонов документов
  • Человеческие ресурсы
  • Информационные системы управления
  • Управленческий консалтинг
  • Охрана труда
  • Платежная ведомость
  • Управление проектом
  • Покупка
  • Ведение документации
  • Набор персонала
  • Написание отчета
  • Управление рисками
  • Продажи и маркетинг
  • Управление безопасностью
  • Управление пространством
  • Системный анализ
  • Обслуживание веб-сайта

Личные компетенции, полезные в этой роли: навыки решения проблем, хорошие способности принимать решения, порядочность, находчивость, креативность, напористость, гибкость, навыки управления временем и способность справляться с давлением.

Должностные обязанности офис-менеджера

В непосредственные обязанности офис-менеджера входит:

  • Закупать все необходимые канцтовары, оборудование и все расходные материалы для нормального функционирования работы в офисе;
  • Контролировать исправность и работоспособность всей офисной техники, включая компьютеры, принтеры, факсы, другое офисное оборудование. При возникновении поломок вызывать мастера для устранения возникших неисправностей;
  • Систематически регистрировать поступающую в офис корреспонденцию, передавать ее в структурные подразделения для дальнейшей обработки и подготовки ответов;
  • Не реже двух раз в день проверять электронную почту офиса;
  • Подготавливать рабочее место руководителя перед началом трудового дня. Обеспечивать его всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями и исправной оргтехникой;
  • Сортировать и распределять документацию по соответствующим отделам;
  • Отслеживать и вести учет входящих звонков;
  • Организовывать прием посетителей, клиентов и партнеров. Соблюдать установленную в компании политику общения с посетителями, клиентами и партнерами;
  • Подготавливать совещания, собрания и деловые встречи. Обеспечивать всеми необходимыми раздаточными материалами и канцелярскими принадлежностями проведение переговоров, совещаний, встреч, презентаций и других мероприятий компании. Вести протокол проведения мероприятий, следить за документальным фиксированием хода переговоров, анализировать результаты проведенных встреч и совещаний;
  • Четко и своевременно исполнять приказы высшего руководства;
  • Соблюдать положения должностной инструкции;
  • Следить за отчетной документацией компании, заниматься подготовкой передачи документации в архив, следить за документооборотом офиса;
  • Разрабатывать материалы, необходимые для устранения проблем и решения текущих задач компании;
  • Подготавливать офис перед началом рабочего дня;
  • Контролировать основные показатели санитарных норм (освещение, вентиляция помещения, поддерживаемая в офисе температура);
  • Следить за работой секретарей, водителей, уборщиц, курьеров и всех членов персонала, находящихся в его непосредственном подчинении;
  • Прописывать смету и вести учет всех необходимых затрат для бесперебойной деятельности работников офиса, обеспечивать их канцелярией и расходными материалами;
  • Вести учет отработанных сотрудниками офиса часов с целью передачи этих данных в бухгалтерию для начисления им заработной платы;
  • , вести базу данных по нарушению сотрудниками трудовой дисциплины и установленного дресс-кода;
  • Вести деловую переписку с клиентами и партнерами компании с учетом всех норм делового протокола и этикета;
  • Помогать в устранении любого рода конфликтов, неприязней, проблем и противоречий, возникающих у сотрудников офиса;
  • Координировать окончание рабочего дня в офисе, следить за отключением всей офисной техники, системы освещения, кондиционеров;
  • Принимать документы, заявления и обращения для их последующего рассмотрения и подписания руководителем компании/предприятия/корпорации/холдинга/ организации;
  • Доводить до сведения руководителя всю важную полученную информацию;
  • Оформлять приказы высшего руководства и немедленно распространять их среди персонала для ознакомления.

См.также – Заявка на канцелярские товары

Помимо всего прочего, офис-менеджер обязан следовать правилам внутреннего трудового распорядка своей компании, ее Уставу и нормативно-правовым актам. При исполнении своих полномочий офис-менеджеру необходимо придерживаться законодательства Российской Федерации, а также отечественного гражданского и трудового права.

Во время отсутствия офис-менеджера все его должностные обязанности возлагаются на другое уполномоченное лицо, заранее согласованное и утвержденное в приказе генерального директора.

Прямые должностные обязанности

Согласно действующей инструкции, в прямые обязанности входят:

  • Ответ на телефонные звонки, фиксирование и передача информации гендиректору и иным сотрудникам
  • Обеспечивать бесперебойный документооборот компании: прием, регистрация и учет, хранение ценной корреспонденции
  • Выполнение копий ценной документации по поручению руководства Приглашение на собрание
  • Подготовка проектов писем, запросов и иной документации, относящейся к компании
  • Ведение большой базы данных и сбор служебной информации
  • Подготовка разноплановых совещаний и корпоративных заседаний, проводимых руководством
  • Организация командировочных поездок для сотрудников: заказ необходимых билетов, бронирование гостиниц
  • Обеспечение офиса необходимыми канцелярскими товарами
  • Контроль над исправной работой оборудования офиса, коммуникаций, выявление неполадок в работе оргтехники, вызов компьютерщиков для проведения ремонта
  • Координация и контроль работы водителей, проработка графика пользования служебным транспортом, контроль работы курьера, технического работника
  • Особая роль в работе начинающего офис-менеджера отдается организации и ведению деловых переговоров, анализу результатов проведенных встреч с партнерами.

Каждому сотруднику, пришедшему на эту ответственную должность, важно знать прямые обязанности и права

Основные права

В общепринятой должностной инструкции также определены права:

  • Предоставление полноценной информации для исполнения поручения, включая и конфиденциальные данные
  • Для результативности работы вносить различные новаторские предложения
  • Требовать условия работы, в которых будет комфортно исполнять предписанные действия
  • Поступать в рамках собственной компетенции. Сотрудник имеет право принимать решения в рамках собственного профессионализма

В зависимости от направленности организации этот список прав дополняется либо сокращается. Деятельность офис-менеджера проходит в обстановке легкого напряжения, поскольку ему приходится в течение дня находить правильное решение разноплановых задач

По этой причине столь важно, чтобы занимаемая должность приносила удовлетворение

Чаще на это место принимают девушек в возрасте от 25 лет и старше, обладающих организаторскими качествами. Стрессоустойчивость кандидата при этом важна, руководители оценивают уровень владения устной и письменной речью. Поэтому если сотрудники хотят погрузиться в атмосферу насыщенной офисной жизни, то эта должность как раз для них!

Напишите свой вопрос в форму ниже

Ответственность офис-менеджера

Офис-менеджер несет ответственность при следующих обстоятельствах:

  • Ненадлежащее исполнение своих обязательств, закрепленных трудовым законодательством Российской Федерации и внутренними нормативно-правовыми актами компании;
  • Игнорирование положений Конституции Российской Федерации, а также норм административного, гражданского и уголовного законодательства Российской Федерации;
  • Причинение материального вреда компании согласно действующему трудовому, гражданскому и административному законодательству Российской Федерации;
  • Несанкционированное использование материальных средств и имущества компании, противоречащее интересам хозяйствующего субъекта и его руководства;
  • Неправомерное использование личной информации и конфиденциальных сведений о сотрудниках и высшем руководстве компании, разглашение интересов и коммерческих тайн корпорации;
  • Грубое нарушение правил делового протокола и этикета;
  • Нарушение норм внутреннего трудового Устава и распорядка компании;
  • Нарушение правил пожарной безопасности;
  • Несоблюдение техники безопасности;
  • Предоставление ложной информации в угоду личной выгоде.

Что можно изменить в белорусских офисах

1. Вместо одного общего пространства open space — создать палитру пространств.

Конечно, у open space свои плюсы:

  • За счет открытого пространства хорошо налажен процесс коммуникации в команде, что позволяет работать более эффективно
  • В таких пространствах легче сплотить команду
  • Сразу виден акцент на результате

Но есть и минусы:

  • Шумная обстановка, которая не дает возможности сосредоточиться на своих задачах
  • Маленькое выделенное личное пространство, которое создает ощущение дискомфорта
  • Постоянное напряжение из-за соседства с большим количеством людей

Минимизировать эти и другие нюансы можно, создав палитру пространств для разных видов задач и уйдя от концепции фиксированного рабочего места. Для этой цели подойдут зоны кафе, зоны концентрации или «библиотеки» для индивидуальной работы, мини-переговорные для брейнштормов в малых группах.

Например, в создании дополнительных кабинетов могут помочь:

  • Стеклянные перегородки
  • Отделить один отдел от другого можно также с помощью высоких канцелярских шкафов
  • А интуитивному разделению разных зон (игровых, для общения, для коротких встреч и т.д.) может помочь зонирование помещения разными цветами.

Офис Office Solutions, Беларусь. Фото предоставлено компанией Офис Солюшнз

2. Дать возможность офисному пространству быть гибким. Это позволит компании расти, замирать, сокращаться и опять расти.

Это означает, что каждый кабинет, отдел или полезный кубометр сможет свободно менять структуру и свое предназначение.

И здесь есть один важный момент: именно то пространство, которое занимает наибольшую площадь, должно легко трансформироваться, быть гибким. Это позволит сделать первый шаг к антихрупкости компании (если пользоваться терминологией Нассима Талеба).

При внедрении новых методик работы типа agile, подразумевающих постоянное взаимодействие внутри самоорганизующихся рабочих групп специалистов различного профиля, именно невозможность трансформации офисного пространства из-за негибкости мышления становится одним из стопоров, которые нужно преодолеть.

Офис Perion, Израиль. Фото предоставлено компанией Офис Солюшнз

3. Позволить сотрудникам самостоятельно выбирать себе рабочее место.

Это интересная практика не только западных, но уже и некоторых белорусских компаний. Приходя на работу, человек имеет возможность выбрать подходящую локацию в офисе.

Если пришел вовремя, то есть возможность занять одно из самых удобных мест, опоздал — придется довольствоваться тем, что осталось.

Подобная система позволяет не задерживаться лишней макулатуре на столах, не оставлять документы, личные вещи и стикеры с паролями в открытом доступе. Также она удобна для специалистов, постоянно меняющих проектные группы или же большую часть времени находящихся на встречах и в командировках.

Общие положения должностной инструкции


Должностная офис-менеджера инструкция утверждается генеральным директором компании. В разных компаниях она может отличаться по некоторым пунктам, но в целом ее основные положения не меняются. С рабочей инструкцией необходимо ознакомляться еще до подписания трудового договора, чтобы потом не сетовать на то, что выполнять те или иные обязанности не входило в ваши планы. В общих положениях может быть указано:

  • кто ответственен за прием офис-менеджера на работу;
  • кто вправе освободить его от должности;
  • кому подчиняется работник;
  • кто подчиняется офис-менеджеру;
  • кто выполняет обязанности офисного менеджера в его отсутствие и т.д.

Как правило, офис-менеджеры подчиняются генеральному директору. В подчинении у администраторов офиса находятся курьеры, водители, уборщицы и т.д.

Также в общих положениях может уточняться, работника с каким уровнем квалификации можно принимать на описываемую должность.

Что писать в резюме?

Чтобы грамотно составить резюме и получить заветную должность, нужно подробно, но честно изложить всю информацию о себе: личностные, профессиональные, деловые качества, опыт работы на подобной должности, уровень образования.

Уровень ожидаемой заработной платы даст понять работодателю, что он может предложить и на что претендует кандидат.

Не давайте ложную информацию о стаже работы, образовании – всё это легко можно проверить, в этом случае вакансия для соискателя станет недоступной, ему просто откажут.

Наличие фотографии – положительный момент для кандидата, работодатель должен знать, чьё резюме рассматривает. Офис-менеджер – лицо компании, и работодателю небезразлично, кто её будет представлять.

Обязательно укажите уровень своего образования, часто работодатель на эту должность принимает специалиста с высшим экономическим, юридическим, психологическим или филологическим образованием.

Такая информация будет полезна для работодателя.

Составляя резюме, придерживайтесь его структуры:

  • личная информация — имя, возраст, контакты;
  • персональная — раздел считается не обязательным к оформлению, но лучше его заполнить;
  • основные навыки и умения — укажите, какими офисными программами владеете, перечислите все курсы повышения квалификации, семинары, тренинги, другое дополнительное обучение, которое вы прошли;
  • опыт работы — перечислите все свои практики, стажировки, законченные проекты, волонтёрские программы, в хронологическом порядке укажите предприятия, на которых вы работали раньше, образование и тренинги (отразите все образовательные программы и направления, которые закончили);
  • рекомендации — в этом разделе укажите имена и контакты лиц, которые могут порекомендовать вас новому работодателю, отозваться о вас положительно.

Если на должность офис-менеджера претендует соискатель без опыта работы, то лучше будет вообще не отражать в резюме этот раздел. Не нужно показывать работодателю отсутствие знаний и навыков. В этом случае лучше опишите свои личные и деловые качества, какое имеете образование основное и дополнительное (семинары, тренинги).

В качестве опыта работы можно указать производственную практику, преддипломную стажировку, навыки организации конкретных мероприятий, участие в олимпиадах, конференциях, конкурсах, всевозможных тестированиях. Если у вас есть любые достижения и успехи, напрямую связанные с будущей работой, обязательно изложите эту информацию в резюме.

Преимущества и недостатки профессии

Плюсы и минусы менеджмента не являются секретом для тех, кто трудится в этой области. Однако большинству читателей было бы интересно узнать о них поподробней. Главные плюсы профессии заключаются в ее востребованности и возможности построить успешную карьеру. К тому же если менеджер будет упорным и проявит несгибаемую волю, то сможет достаточно хорошо зарабатывать, что положительно отразится на его семье. Он сможет многое сделать для детей в денежном отношении.

Опишем также минусы:

  • в самом начале карьеры зарплаты не отличаются величиной;
  • постоянное напряжение сказывается на здоровье;
  • иногда работа перестает быть творческой и необходимо плыть по течению, занимаясь рутиной.

Менеджер кто это такой? Это специалист, обладающий большим кругозором и стремящийся покорять вершины. Он внимателен, имеет хорошую память и аналитический склад ума. Эта профессия выглядит очень привлекательной для молодых людей, хотя не все смогут добиться в ней успеха.

Spread the love

Что «скрывает» офис-менеджер?

Офис-менеджер – человек, без которого невозможно представить ни один крупный офис. Вопреки этому, мало кто знает, как много обязанностей у офис-менеджеров, кроме нахождения на ресепшене и ответов на многочисленные вопросы сотрудников компании. Мы поговорили с самым опытным офис-менеджером ISsoft Натальей Рачковой о ее работе.

Работа офис-менеджера – это работа, которую нельзя проспать. Поскольку в обязанности офис-менеджера входит наблюдение за порядком в офисе, он должен убедиться в этом до начала рабочего дня. Также офис-менеджеру приходится часто немного задерживаться после работы. В нашей компании работает три офис-менеджера, два – в офисе на улице Чапаева и одна сотрудница находится в офисе на улице Клары Цеткин.

Что входит в ваши обязанности?

В работу офис-менеджера входит не только встреча гостей и клиентов, но и другие менее интересные дела. Я работаю в компании уже более десяти лет, поэтому занимаюсь более ответственной работой. В мои обязанности входит ведение разных отчетов, подготовка документов для заказчиков, оформление командировок, украшение офиса к Новому году. И самая необычная для профессии обязанность – я веду одну из групп по английскому языку.

Когда я только пришла в ISsoft, компания насчитывала около восьмидесяти сотрудников. Тогда среди моих дел были встреча гостей, посетителей, кандидатов, распределение почты и звонков, заказ обедов, доставка воды, хозяйственных и канцелярских принадлежностей, порядок в офисе, помощь на мероприятиях офиса и его украшение.

Мы часто общаемся по работе со всеми сотрудниками, поэтому многих знаем по имени. Несколько лет назад я занималась кадрами, тогда я знала всех даже по отчеству. Конечно, это не входит в наши обязанности, но всем приятно, когда их запомнили по имени, да и ты знаешь с кем здороваешься.

Что нравится в работе больше всего?

Очень нравится раздавать бонусы сотрудникам: в честь Дня Рождения, свадьбы и рождения ребенка. Особенно приятно поздравлять тех, кто получает бонус впервые. Несмотря на доступность информации о бонусах, сотрудники почему-то об этом не помнят. Поэтому для новеньких бонус – частенько приятная неожиданность.

Один из приятных моментов – занятия по английскому языку с группой сотрудников. По образованию я переводчик английского языка, поэтому два занятия в неделю перед работой приносят мне много положительных эмоций. Еще в детстве я хотела преподавать английский, можно считать, что моя мечта сбылась в ISsoft.

Не менее интересно гулять с заказчиками по городу, ездить с ними на экскурсии и шопинг за сувенирами, когда их команда не может составить им компанию.

Как получилось, что вы стали вести группу по английскому?

Десять лет назад в компании тоже были курсы английского. И когда уволилась одна преподавательница, я предложила свою кандидатуру. Вот уже десять лет у меня самые лучшие студенты.

Почему бы не работать переводчиком или вести курсы в частной английской школе?

По образованию я не преподаватель, а переводчик. Я люблю английский язык, провела много времени в английской семье в Великобритании, именно поэтому мне не хочется терять знания и мой знаменитый британский акцент. Но делать из этого рутину и думать о том, что нужно готовиться к парам и вести занятия пять дней в неделю я не хочу. А график, по которому я преподаю в компании, позволяет делиться знаниями и не ставить такую работу на поток.

Есть ли какие-то традиции, которые хотелось бы «привезти» из Великобритании в нашу культуру?

Да, пожалуй, это были бы открытки-благодарности. Их принято дарить после мероприятий, посещения друзей и праздников в их кругу. Небольшие открытки с парой строк, выражающих признательность хозяину вечеринки.

За десять лет работы что-то изменилось?

Ощущения, наверное, те же. Всегда нравилось и нравится работать. С ходом времени обязанности менялись, стали серьезнее, поэтому я чувствую свою значимость. Все происходит довольно последовательно, ведь логично, когда новые сотрудники занимаются более простыми, но тоже важными обязанностями.

С какими сложностями сталкиваетесь?

Постоянных сложностей нет. Как и у всех, у нас бывают авралы, например, когда непредсказуемо большое количество сотрудников едет в командировку. Приходится просто отложить все дела, собраться и заняться этой задачей. Иногда случается такое, когда нет второстепенных задач, а все надо сделать в один момент: ты хватаешься за одно, потом надо решить другое и так далее. Сложнее всего – середина и конец месяца, когда всем нужно заполнить Intacct, а нам проверить правильно ли все внесено.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector