Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Резюме делопроизводителя: образец

Делопроизводитель – специалист, отвечающий за организацию документооборота организации в соответствии с корпоративными требованиями. Специфика вакансий на должности делопроизводителей заключается в том, что работодатель к основному функционалу может добавлять дополнительные функции, связанные не только обработкой, учетом и хранением документации, но и с сопровождением работы офиса, организацией закупки офисных товаров. При формировании резюме, если соискатель готов к исполнению непрофильных функций, необходимо указать, какие дополнительные обязанности им выполнялись.

  1. Регистрация входящей и исходящей документации, ведение журналов учета и реестров, в том числе электронных.
  2. Формирование папок для хранения документации.
  3. Подготовка документации к передаче в архив, контроль выполнения требований к срокам хранения документации.
  4. Оформление документации, писем, приказов по компании.
  5. Рассылка документации сотрудникам компании, контроль ознакомления с документами.
  6. Копирование, сканирование документации.
  7. Работа с почтовыми отправлениями: подготовка писем к отправке, регистрация полученных писем и посылок.
  8. В период отсутствия менеджера по кадровому делопроизводству, оформление табелей рабочего времени, приказов по персоналу: прием, увольнение, оформление отпусков.

Перечень обязанностей

На документоведа возложено довольно много обязанностей. Должностная инструкция представителя этой профессии гласит о том, что ему надо:

  • составлять, учитывать, хранить, обеспечивать перемещение и контролировать исполнение документов;
  • систематизировать документооборот;
  • организовывать оптимальный документопоток в рамках компании;
  • заниматься организацией разработки специальных классификаторов для документации;
  • сортировать деловые бумаги и определять их ценность;
  • передавать в архив те документы, у которых уже истек срок действия;
  • наводить порядок во входящих документах;
  • создавать базы хранения электронной документации, а также электронные адреса, индексы и номера регистрации;
  • готовить необходимые материалы для встреч, деловых переговоров и совещаний.

Ведущий документовед занимается выполнением тех же функций. От рядового сотрудника его отличает лишь более высокая ответственность и необходимость обеспечивать заданиями подчиненных работников.

В обязанности документоведа входит не только работа с уже существующими документами, но и составление новых. Разумеется, они должны быть грамотно оформленными. Излагать информацию необходимо кратко, четко и, самое главное, понятно.

Сейчас для хранения многих документов используются электронные носители. Информационный обмен происходит посредством компьютерной сети. Следовательно, специалисту надо уметь разбираться в компьютерных программах.

Содержать документы в архиве – не так уж и просто, как может показаться. Документоведу потребуются знания правил хранения деловых бумаг и техусловий. Сначала все надо систематизировать по назначению, степени секретности, срокам и условиям их хранения. Затем – оптимизировать поиск.

Без определенного багажа теоретических знаний работать документоведом практически невозможно. Поэтому качественное образование – обязательный шаг к получению этой должности.

Личные качества

Кроме знаний, умений и навыков, работодателя интересуют личные качества соискателя. В первую очередь – способность запоминать информацию. Ведь документоведу приходится иметь дело с огромными объемами данных.

Документовед должен быть усидчивым и грамотным. Помимо этого, ему желательно обладать хорошими коммуникативными навыками, креативностью и организаторскими способностями. Это пригодится для оптимизации документооборота, а также для работы со структурой организации.

Если фирма маленькая, документовед вынужден работать в одиночку. В таком случае для повышения эффективности не обойтись без дисциплины и самоконтроля.

Должностные обязанности секретаря руководителя

Назначение и увольнение данного сотрудника может происходить только по распоряжению управленца, в чьем подчинении он находится. Также в распоряжении оговаривается должностное лицо, которому делегируются обязанности секретаря руководителя во время его отсутствия на работе.

В своей деятельности данный сотрудник руководствуется:

  • нормативно-правовыми актами федерального и регионального уровней;
  • Уставом и локальными правилами внутреннего распорядка;
  • положениями должностной инструкции.

В должностные обязанности секретаря руководителя входит:

  • обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя (систематизация и структуризация всех необходимых для этого материалов);
  • обеспечение руководителя всем необходимым для работы — исправной организационной техникой, канцелярскими принадлежностями;
  • подготовка совещаний и заседаний, проводимых руководителем;
  • организация командировки руководителя (заказ билетов и бронирование гостиницы);
  • составление запросов и писем по поручению начальства;
  • организация приема посетителей (при необходимости — встреча и размещение гостей);
  • ответ на поступающие звонки, фиксирование поступивших сведений и их передача управленцу;
  • прием заявлений и их передача на подпись руководителю;
  • передача информации от руководства конечным пользователям (конкретным исполнителям, партнерам, клиентам);
  • контроль сроков и качества исполнения сотрудниками предприятия приказов и распоряжений руководства;
  • выполнение копировально-множительных работ любой сложности и объема;
  • поддержание оперативной связи с другими компаниями (как государственными, так и коммерческими), отдельными лицами по вопросам, касающимся непосредственной деятельности предприятия.
  • выдача необходимых справок о стаже работников, а также об их заработной плате.

Секретарь также должен выполнять отдельные поручения служебного характера своего непосредственного руководителя.

Кроме обязанностей, у данного специалиста есть и права. Он может:

  • получать информацию любого характера (даже конфиденциальную, имеющую соответствующий гриф) в том объеме, который потребуется для решения поставленных задач;
  • предлагать руководству идеи по совершенствованию своей работы, повышению производительности труда;
  • запрашивать у других специалистов или целых отделов документы и информацию, которая потребуется для выполнения его обязанностей;
  • требовать создания оптимальных условий для эффективной работы;
  • требовать от исполнителей оперативного исправления выявленных ошибок в представленных документах;
  • принимать решения в пределах своей компетенции.

Секретарь руководителя ответственен за:

  • нарушения правил внутреннего трудового распорядка и правил техники безопасности;
  • несоблюдение приказов, распоряжений и иных локальных актов;
  • невыполнение обязанностей, прописанных в должностной инструкции;
  • оформление документов, которые предоставляются на подпись руководителю;
  • разглашение вверенной ему информации.

Круг обязанностей

Ежедневно через делопроизводителя проходит огромное количество различных документов компании, которые надо анализировать, обрабатывать и, если нужно, отправлять адресату. В ряде организаций приходится совмещать еще и функции офис-менеджера и секретаря. В задачи такого универсального специалиста входит выполнение персональных просьб руководителя, прием и осуществление телефонных звонков, коммуникация с клиентами, ведение корреспонденции – как входящей, так и исходящей.

Количество должностных обязанностей делопроизводителя напрямую зависит от сферы деятельности компании и ее величины. Кроме перечисленного выше, ему приходится контролировать исполнение предписаний и вести архив. В некоторых случаях на делопроизводителя возлагаются обязанности переводчика. Полученную корреспонденцию на английском (или другом иностранном) ему необходимо перевести на русский, а отправляемую за рубеж – на язык адресата.

Знания, умения и навыки

Среди основных требований, которые чаще всего работодатель предъявляет к делопроизводителю:

  1. Знать основные положения единой государственной системы делопроизводства и специальные отраслевые акты, в которых изложено, как правильно вести документацию.
  2. Уверенно владеть компьютером и офисной оргтехникой.
  3. Уметь быстро и грамотно работать с документацией (оформлять, вести реестры, архивировать и так далее).
  4. Владеть навыками общения с клиентами.

Некоторые работодатели включают в этот перечень высокий уровень английского языка.

Личные качества

Для работы делопроизводителем требуются не только профессионализм и определенный набор знаний, умений и навыков, но и ряд личных качеств

Представителю этой профессии крайне важно быть аккуратным, организованным, пунктуальным и обладать:

  • аналитическим умом;
  • способностью к продолжительной концентрации внимания на решении проблемы;
  • хорошей памятью;
  • умением работать в режиме мультизадачности;
  • порядочностью;
  • доброжелательностью;
  • стрессоустойчивостью;
  • коммуникабельностью;
  • восприимчивостью к критике и самокритичностью.

Перспективность профессии

Любой бизнес, даже мелкий, сегодня тесно связан с немалым количеством бумаг и документации, поэтому профессия делопроизводителя продолжает оставаться востребованной. В крупных городах организаций, компаний и частных предпринимателей, испытывающих потребность в соответствующих специалистах, очень много. Так что без работы здесь остаться сложно, особенно имея хорошее образованием и опыт. Кроме того, знания в области делопроизводства дают возможность стать личным помощником руководителя (фактически его правой рукой), офис-менеджером либо секретарем. Это значительно увеличивает шансы на трудоустройство.

Если у вас остались хоть малейшие сомнения в том, что профессия делопроизводитель подходит именно вам, то мы настоятельно рекомендуем пройти тест на профориентацию от Профгид. Он стоит сущие копейки, при этом позволяет избежать ошибок, которые могут пустить не в то русло и искалечить всю вашу жизнь. Узнать больше >>

Делопроизводитель и его функции

Итак, делопроизводитель – человек, на которого возлагается ответственность за весь документооборот предприятия. Специалисту требуется анализировать, обрабатывать каждую бумагу, которая проходит через него. А иногда отправлять письма или документы адресатам.

Основные обязанности делопроизводителя:

  • полное ведение документооборота;
  • ведение журналов регистрации;
  • работа с клиентами: телефонные звонки, переговоры;
  • разбор, регистрация, распределение и перенаправление корреспонденции в электронном и бумажном формате;
  • ведение клиентской базы;
  • контроль за документами сотрудников организации;
  • архивация данных, перенос документов в архивную базу;
  • создание и ведение учетных реестров и журналов.

Делопроизводитель отвечает и за электронный документооборот. Сотруднику необходимо следить за входящими письмами, обрабатывать и регистрировать их, а при необходимости перенаправлять в определенный отдел.

Функции делопроизводителя могут видоизменяться в зависимости от сферы компании, в которой он работает. Так, в логистических компаниях это может быть ведение базы автоперевозок, контроль работы курьеров и т.д.

Нередко делопроизводитель выполняет дополнительно обязанности секретаря. В этом случае ему предстоит работать не только с бумажной и электронной корреспонденцией, но и обслуживать приемную. К примеру, организовывать встречи, встречать клиентов, бронировать билеты, гостиницы, подготавливать командировки.

Что это за специальность «делопроизводитель»?

I. Общие положения 1.1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей, принимается на работу и увольняется с нее приказом директора предприятия по представлению __________________________________ (заведующего канцелярией, ________________________________________________________________________. иного должностного лица) 1.2. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы. 1.3. Делопроизводитель непосредственно подчиняется _________________ (заведующему ________________________________________________________________________. канцелярией, начальнику отдела документационного обеспечения, иному должностному лицу) 1.4. Во время отсутствия делопроизводителя (отпуск, болезнь и пр. ) его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей. 1.5. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется: — нормативными документами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы; — уставом предприятия; — правилами трудового распорядка; — приказами и распоряжениями директора предприятия и непосредственного руководителя; — настоящей должностной инструкцией. 1.6. Делопроизводитель должен знать: — нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии; — основные положения Единой государственной системы делопроизводства; — структуру предприятия и его подразделений; — стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; — порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов; — основы организации труда; — правила эксплуатации вычислительной техники; — основные вопросы законодательства о труде; — правила внутреннего трудового распорядка; — правила и нормы охраны труда.

II. Функции

На делопроизводителя возлагаются следующие функции: 2.1. Прием, регистрация и направление корреспонденции в структурные подразделения предприятия, отправка исполненной документации по адресатам. 2.2. Учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизация и хранение документов. 2.3. Контроль за своевременным исполнением документов, выдача необходимых справок по зарегистрированным документам.

III. Должностные обязанности

Для выполнения возложенных на него функций делопроизводитель обязан: 3.1. Принимать и регистрировать корреспонденцию, направлять ее в соответствующие структурные подразделения. 3.2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передавать документы на исполнение, оформлять регистрационные карточки или создавать банк данных. 3.3. Вести картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществлять контроль за их исполнением, выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам. 3.4. Отправлять исполненную документацию по адресатам. 3.5. Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива. 3.6. Вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать их удобный и быстрый поиск. 3.7. Готовить и сдавать в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составлять описи дел, передаваемых на хранение в архив. 3.8. Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации. (ну примерно вот так)

otvet.mail.ru

Как написать резюме делопроизводителя

Если вы ищете хорошую и высокооплачиваемую работу секретаря-делопроизводителя в престижной и успешной компании, значение резюме трудно переоценить. Поэтому, прежде чем отправить свои данные в компанию или разместить их на сайте кадрового агентства, необходимо все тщательно обдумать, взвесить, оценить и проверить.

Допустим, вы сами решили составить резюме. Как грамотного это сделать? Что указывать обязательно, а что можно опустить? Писать ли правду о своем возрасте и какое фото использовать?

Непросто подобрать универсальное резюме делопроизводителя, образец которого подходил бы большинству. Остановимся на основных моментах.

Безупречное резюме

Даже если в прошлом у вас нет особых достижений или вы только в начале своего жизненного пути, не упустить свой шанс, предложить себя в лучшей форме, чтобы в будущем реализовать свои способности, принести пользу обществу и себе. Начните с правильного, и главное, работающего на вас резюме. Отнеситесь к его составлению со всей серьезностью. Прочтите его сами, внимательно и критически оцените каждую фразу. Дайте прочесть кому-нибудь постороннему. Проверьте на наличие орфографических и стилистических ошибок. Для резюме делопроизводителя это недопустимо. И тогда вполне вероятно, что не вас будут выбирать работодатели, а вы их.

Общие положения

К квалификации делопроизводителя требования на уровне закона не установлены. Обычно на эту работу берут людей со средним или высшим образованием, желательно со специализацией экономиста, архивариуса или документоведа. От специалиста требуется уметь работать на компьютере в основных офисных программах и на оргтехнике, иметь опыт работы не менее одного года, желательно знание иностранного языка и делового этикета.

Делопроизводитель подчиняется непосредственно генеральному директору и назначается на должность его приказом. Наличие определенных личных качеств входит в должностные обязанности по делопроизводству:

  • коммуникабельность;
  • ответственность;
  • грамотность;
  • терпеливость;
  • усидчивость;
  • внимательность;
  • самоорганизация.

Должностные обязанности Делопроизводителя

Функционирование любой компании не обходится без обслуживания серьезного объема документов. Это могут быть бланки заказов, бухгалтерские бумаги, различные разрешения, документы внутреннего использования и т.д. В былые времена работа со всеми бумагами, как правило, возлагалась на секретаря. Однако современные крупные компании уже мало похожи на небольшие фирмы. Многим из них требуются целые отделы секретариата, которые состоят из работников с разделенными полномочиями. Именно в таком штате и состоит делопроизводитель. Представители данной профессии встречаются не только в крупных компаниях. Они также трудятся в архивах, образовательных учреждениях, картотеках.

Среди основных обязанностей делопроизводителя можно выделить следующие:

  • ведение документооборота;
  • работа с корреспонденцией;
  • контроль исполнения документов;
  • работа с архивами.

Также делопроизводитель может выполнять некоторые функции секретаря. Например, осуществление звонков клиентам, перевод текстов, выполнение поручений начальства.

Требования к делопроизводителю

Работа делопроизводителя связана с большой ответственностью. На этой позиции должен работать педантичный и внимательный человек. Кроме того, делопроизводитель обязан обладать специализированными знаниями в области организации документооборота. Особым преимуществом будет знание иностранного языка (языков).

Большинство документации в современных компаниях содержатся в электронном формате. Это значит, что делопроизводителю необходимо отлично владеть персональным компьютером и специализированным программным обеспечением. Работа с различной офисной техникой также не должна вызывать осложнений.

Описание навыков в резюме секретаря

В разделе отмечаются полученные в процессе деятельности профессиональные умения и личные характеристики. Акцент на качественное выполнение обязанностей секретаря-делопроизводителя для резюме очень важен. Наниматель с помощью такой информации оценивает соискателя с точки зрения работоспособности и анализирует, насколько кандидатура соответствует заявленным требованиям.

Адаптируйте перечисление своих навыков к должностной инструкции секретаря. Покажите, что у вас есть качества, в которых потенциальный работодатель остро нуждается. Профессиональные навыки секретаря-делопроизводителя:

Грамотная речь Делопроизводство
Деловой этикет MS Offiсe
Скоростная печать Деловая переписка
Многозадачность Входящие звонки
Управленческие процессы Управление проектами
Организация встреч Организация совещаний

Не менее важно в такой профессии знание иностранных языков

. Если вы владеете таким навыком, то обязательно укажите в анкете уровень знаний.

В перечне важное место занимают личные качества. Это объясняется повышенными требованиями к специалистам по делопроизводству

Ежедневное общение с разными категориями людей требует от соискателя наличия грамотной речи и знания правил делового этикета.

Профессиональные знания

Обязанности документоведа начинают с того, что специалист должен обладать определенным багажом знаний, необходимым для занятия служебной деятельностью.

В должностных инструкциях прописывается следующий стандартный набор:

  • Нормативные, законодательные, правовые акты, распоряжения, приказы, иные постановления вышестоящих структур, касающиеся документационного обеспечения деятельности работодателя.
  • Главные положения Единой госсистемы делопроизводства.
  • Стандарты унифицированной структуры организационно-распорядительных документов.
  • Методики планирования, проектирования и дальнейшего развития документационных систем.
  • Техники проектирования, планирования, проведения документационного обеспечения при помощи вычислительной и компьютерной аппаратуры.
  • Порядки оформления, классификаций, хранения, экспертизы рабочей документации.
  • Порядок осуществления контроля над исполнением документации.
  • Требования к обращению с различной документацией — входящей, внутренней, исходящей.
  • Требования к документации планирования и отчетности по векторам деятельности структурных подразделений организации.
  • Организация архивного дела.
  • Нормативные документы и методические разработки по проектированию и использованию автоматизированных инфосистем управления.
  • Основы документообразования.
  • Основы программирования.
  • Отечественный и иностранный опыт в сфере документационного обеспечения деятельности работодателя.

Кто такой секретарь референт?

Почему иногда в названиях вакансий пишут не просто секретарь, а секретарь-референт. Чем отличается секретарь референт от обычного секретаря? Само слово «референт» в переводе с латыни означает сообщающий, относящий, воспроизводящий. Одно из значений слова «референт» — это докладчик, делающий доклад или читающий реферат. Т.о. слово «референт» в названии должности секретаря подразумевает дополнительно к обычным обязанностям секретаря еще следующие: подготовка докладов и выступлений, подготовка проектов документов, сбор и подготовка информационно-аналитических материалов, и т.д. Часто от секретаря-референта требуется знание иностранных языков. Условно можно считать, что в отличие от обычного секретаря, в обязанности которого входит работа с уже готовыми документами, секретарь-референт участвует в процессе создания документов, занимается еще и подготовкой документов и сбором необходимой информации для их подготовки.

Примеры и рекомендации

Свои достижения могут быть даже на рутинной работе. Среди них есть наиболее выигрышные:

  • успешное прохождение нескольких проверок;
  • ускорение документооборота на предприятии внедрением и разработкой совместно с отделом программирования электронной базы;
  • организация успешного перехода крупной на 8.3;
  • повышение эффективности деятельности планового отдела за счет внедрения автоматизации расчетов, что обеспечило сокращение штата экономистов в два раза.

Важно описывать действительно достигнутое. Не следует присваивать успехи главного бухгалтера, если его обязанности не входили в выполняемые функции

А некоторых случаях при смене рода деятельности возникает необходимость приближения побед к новым задачам карьерного роста. Профессиональные достижения демонстрируют реализованные в ходе деятельности задачи и цели. Они могут являться следствием проявления необходимого набора качеств. Для руководителя это означает немало.

Так, среди успешных вариантов могут значиться:

  • координирование работы топ-менеджеров компании;
  • подготовка договоров, необходимой документации на подписание;
  • прием звонков с их распределением;
  • отправка, получение и регистрирование корреспонденции;
  • встреча и координация гостей;
  • помощь и организации корпоративных мероприятий;
  • Travel-поддержка;
  • административная поддержка руководителя;
  • обеспечение всем необходимым для полноценного функционирования;
  • координирование деятельности клининговой и курьерской служб;
  • стрессоустойчивость и бесконфликтность, прекрасные навыки общения с людьми;
  • приятная элегантная внешность;
  • навыки пользования офисной техникой;
  • умение работать с конфиденциальной информацией;
  • владение ПК, MS Office Excel, MS Office Word, MS Office Power Point, MS Office Access, MS Outlook и другими компьютерными программами работы с электронной почтой, «Консультант Плюс», Lotus на уровне продвинутого пользователя.

В число успешных примеров составленных резюме входят те, в которых указаны и выполняемые обязанности. Также есть смысл поставить в известность потенциального работодателя о причинах, вследствие которых не состоялось официальное трудоустройство ранее.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector