Должностные обязанности менеджера проекта

Основные обязанности проектного менеджера

Рассмотрим, как примерно можно прописать должностные обязанности менеджера проекта в инструкции, не акцентируя внимание на направлении самой реализуемой идеи или отрасли, в которой она внедряется. Все функции, вменяемые в обязанность менеджеру проекта, можно разбить на несколько направлений:

Все функции, вменяемые в обязанность менеджеру проекта, можно разбить на несколько направлений:

• Стратегическое видение целей, задач и путей их достижения.
• Эффективное взаимодействие руководства организации и исполнителей.
• Проработка системы общего управления всеми взаимосвязанными процессами.
• Разработка детального плана реализации инициативы.
• Организационные усилия по исполнению запланированных заданий в установленные сроки.
• Контроль над ходом реализации проекта, его разносторонний анализ и мероприятия по минимизации рисков.
• Мероприятия, связанные с закрытием инициативы по причине ее окончания.

В целом, если взять за основу типовую инструкцию, то менеджер проекта выполняет такие обязанности:

1. Совместно с куратором определение концепции, устава, задач, целей, этапов и конечного результата инициативы, подготовка и проведение ее презентации заказчикам.
2. Составление плана по подготовке и реализации нового начинания, выделение контрольных точек из общего перечня процессов:
   • определение перечня и внутреннего содержания необходимых для проведения работ, установление между ними взаимосвязей;
   • оценка продолжительности каждого процесса отдельно и всей инициативы в целом, составление критического пути.
3. Определение общего количества и стоимости всех ресурсов, необходимых для внедрения проекта, их распределение наиболее эффективным образом.
4. Оценка общей стоимости начинания, составление его бюджета и ожидаемых потоков денег (доходов и расходов), участие в управлении затратами.
5. Подбор участников и формирование команды:
   • определение необходимых для членов данного коллектива профессиональных знаний и навыков;
   • внесение предложения руководству компании о конкретных специалистах, которых целесообразно включить в команду, проведение переговоров с ними и их непосредственными начальниками;
   • введение сотрудников в курс дела и их обучение при необходимости;
   • определение наиболее оптимальной и современной методики достижения целей, составление цепочки взаимосвязей между членами команды, делегирование им полномочий и постановка задач;
   • внесение руководству компании предложений относительно мотивации сотрудников.
6. Организация работы всех причастных членов коллектива, проведение рабочих совещаний, улаживание конфликтных ситуаций, оперативное решение возникающих проблем.
7. Участие в составлении бизнес-плана и календарного плана (графика) реализации начинания, согласование основных документов с заказчиком.
8. Контроль над ходом составления нужной для ведения работ документации:
   • оперативный сбор, накопление, систематизация, хранение, использование информации, которая относится к внедрению инициативы;
   • своевременная (в установленные сроки) передача участникам проекта необходимой им информации.
9. Отслеживание и контроль в постоянном режиме проводимых мероприятий и процессов, внесение в них корректив при необходимости:
   • контроль над соблюдением сроков подготовки и внедрения отдельных процессов;
   • анализ выполнения утвержденного бюджета и внесение в него изменений;
   • анализ соблюдения календарного плана, выяснение причин отклонения, корректировка его по согласованию с причастными к процессу участниками;
   • анализ влияния возможных отклонений в ходе выполнения отдельных работ на ожидаемый результат в целом.
10. Проведение переговоров в интересах заказчика, отстаивание его интересов в отношениях с партнерами.
11. Выявление рисков, грозящих проекту, организация мероприятий по их устранению или минимизации влияния.
12. Подготовка текущих и итоговых отчетов (совместно с куратором) для руководства организации и заказчика.

При необходимости работодатель может детализировать обязанности, предусмотренные должностной инструкцией, в зависимости от специфики той отрасли, в которой предполагается реализовать инициативу. В частности, здесь можно перечислить формы, документы и отчеты, которые обязан готовить проектный менеджер, установить сроки их подачи, прописать специфические особенности деятельности (например, участие в сдаче объекта строительства в эксплуатацию).

А кто такой менеджер продукта?

Со временем проекты на рынке становились все более сложными, растянутыми во времени, поэтому требовалось все больше разноплановых специалистов для работы над ними. 

Потребители также становились более привередливыми. Развивались способы взаимодействия с окружающим миром при разработке и планировании, и, как результат, обязанности, которые раньше были у менеджера проекта, перестали помещаться в одну голову (в большинстве случаев), появилась вторая голова. Этой головой стал менеджер продукта.

Подумайте сами, какой смысл держать на команду из двух-трех разработчиков и двух менеджеров. Наша история знает массу прекрасных примеров такого подхода. 

Чем он занимается?

Менеджер продукта гораздо менее специфичная профессия, и должностные обязанности очень сильно варьируются от индустрии к индустрии, от компании к компании и даже от проекта к проекту. Это может быть специалист, который управляет большим пакетом продуктов или одним компонентом отдельно взятого продукта. Также часто бывает, что у менеджера в подчинении находится команда, или, как говорят наши американские коллеги, «lead through influence».

Но в любом случае ключевыми должностными обязанностями будут: 

• подготовка стратегии продукта и возможных ее изменений в случае трансформации рынка;
• определение функциональных требований продукта и любой его составной части;
• планомерная координация работ остальных функций, от разработки и дизайна, до маркетинга и аналитики.

Как человек, ответственный за стратегию, менеджер продукта следит за достижением этим продуктом целевого значения метрик, зачастую выраженную в абсолютных показателях, например, в размере аудитории или деньгах.

Как и в случае с менеджером проектов, в продакт-менеджера можно прийти из других направлений, особенно учитывая, что эта специальность еще сравнительно молодая, и людей, которые занимаются управлением продуктом с первой работы, мало. Из смежных профессий в отрасль перешла значительная часть успешных менеджеров продукта. В основном это:

разработчики или тим-лиды команд разработки. Для начала таким специалистам нужно прокачивать софт-скиллы;

маркетологи и специалисты по продажам, которые хороши в позиционировании продукта и часто общаются с потребителями. Им нужно сделать упор на техническом бекграунде;

аналитики

Они хорошо знают финансы и метрики, но им следует больше работать с тем, чтобы продукт был интуитивно понятным для пользователя;

дизайнеры, которые хорошо разбираются в проектировании интерфейсов, но не всегда уделяют внимание финансам и бизнес-моделированию. 

По данным «Нетологии», менеджеры продукта при опыте работы 1-3 года зарабатывает от 120 тысяч рублей. Дальнейшее развитие уровня зависит от навыков и самого продукта, с которым человек работает. 

Hard Skills менеджера проектов

Первый обязательный навык для специалиста — владение процессами управления проектом, что включает:

• понимание их назначения,
• умение организовать работу по каждому процессу,
• способность адаптировать процессы управления под нужды отдельных проектов.

Как правило, менеджеры следуют известным международным стандартам и руководствам: PMBOK, PRINCE2, P2M.

Профессионалы стремятся получить сертификаты, подтверждающие владение процессами: PMP, Prince2 Practitioner, Международная проектная сертификация и другие.

Второй тип навыков — владение техническими инструментами для составления расписания проекта и контроля его выполнения. В этом поможет знание одной из систем управления проектами: MS Project, Oracle Primavera, Advanta.

Для взаимодействия с командой используются системы управления задачами: Jira, Asana, Мегаплан, Basecamp, Trello.

Технические инструменты полезны, но не являются обязательными для применения. В крупных проектах работу с программами берёт на себя администратор проекта. В мелких проектах без технических инструментов можно обойтись вовсе. В любом случае начинающему менеджеру проектов точно не стоит начинать свою подготовку с изучения одной из этих программ.

Третий тип навыков — знание области деятельности компании. Если менеджер проекта раньше был специалистом в сфере информационных технологиях, то ему будет проще руководить ИТ‑проектами, чем организовывать конференции.

Однако отсутствие предметных знаний не является препятствием, ведь у менеджера проекта есть команда экспертов, которую он подбирает, исходя из нужд проекта. Если начинающий менеджер получил первое образование в области проектного управления, ему необязательно идти и учиться на айтишника или строителя.

В процессе выполнения проекта менеджер может освоить минимальный объём знаний, которого будет достаточно для общения с командой. Это вопрос выбора — быть универсальным проектным менеджером или специализироваться на определённой области. Нужны и те и другие.

Характеристика профессии

Предприятие любой формы собственности практически невозможно представить без представительства в интернете. Если нет возможности иметь полноценный сайт, фирма ведет блог или в крайнем случае страничку в социальной сети. Чтобы заниматься сайтом, блогом и даже страницей в Facebook или Instagram, нужно время и как минимум один человек. Созданием информационных и коммерческих веб-порталов, которые способны продвигать продукт и качественно работать с целевой аудиторией, занимается целая бригада специалистов с менеджером интернет-проектов во главе. От профессионализма управляющего зависит успешность проекта.

Если коротко подытожить, менеджер интернет-проекта руководит созданием сайта. При этом с одной стороны, он – генератор идей, стратег и автор, а с другой – исполнитель задач, поставленных перед ним руководством компании. Управляющий творчески переосмысливает пожелания заказчика, доносит их до непосредственных исполнителей, а также следит за процессом «рождения» своего детища. Основная сложность его работы заключается в эффективном сочетании организаторских способностей с техническими навыками веб-мастера.

Полностью завершенный проект отправляется в свободное плавание в интернет, после чего менеджер приступает к работе над следующим. Поддержкой и дальнейшим развитием готового, как правило, занимаются контент-менеджеры, редактор и специалист по SEO-продвижению.

Менеджера интернет-проектов с удовольствием возьмут на работу:

• интернет-агентство, занимающееся разработкой и раскруткой веб-сайтов;
• компания, объединяющая участников сектора электронной коммерции;
• PR-отдел или отдел интернет-проектов на крупном предприятии;
• международная организация, располагающая богатой IT-инфраструктурой;
• фирма, разрабатывающая программное обеспечение;
• биржа контента;
• бюро переводов.

Обязанности и функции

В зависимости от компании должностные обязанности могут варьироваться. Этот список даст общее понимание.

1. Разработка и согласование основных этапов. В ходе планирования очень важна правильная последовательность. Опытный менеджер проекта уже во время первых переговоров начинает мысленно работать над планом проекта и его этапами.

1. Подготовка планов расходов и доходов. Менеджер по внедрению проектов должен контролировать бюджет и понимать движение денежных средств. Более точные расчеты можно делегировать экономическому и бухгалтерскому отделам.

1. Подготовка необходимой документации. Любой проект сопровождается подробной документацией. Планы, уставы, счета, служебные записки, технические задания должны быть понятны и прозрачны для всех, кто задействован в конкретном проекте.

1. Организация реализации проекта. Проектный менеджер должен четко представлять, кто будет задействован.
2. Распределение и делегирование обязанностей. Успех сильно зависит от правильного распределения и частичного делегирования обязанностей.

Обратите внимание! Умелое делегирование обязанностей – отдельный навык, который может прийти только с опытом. Способность правильно делегировать задачи отличает профессионального менеджера проекта от начинающего

1. Координация работы исполнителей. После того, как все исполнители приступили к работе, перед проектным управляющим стоит задача направлять работу в нужное русло и следить за сроками выполнения.

1. Составление плана-графика. Для удобства можно составить план-график, который будет отражать даты обсуждения промежуточных результатов, презентаций, переговоров и других важных моментов.

1. Контроль качества на разных этапах. В некоторых случаях в проекте есть отдельный менеджер по контролю за качеством. Но если он отсутствует, эта обязанность возлагается на менеджера проектов.

1. Проведение совещаний или их организация. Как раз на этом этапе нужно будет продемонстрировать организационные способности. Совещания помогут оценить руководству проделанную работу.

1. Создание презентаций. Содержательные презентации со статистическими данными и экономическими показателями понадобятся во время встреч с заказчиками. Не стоит ограничиваться лишь Powet Point, на данный момент существуют более функциональные программы.

1. Согласование промежуточных итогов и конечного продукта с заказчиками. Общение с заказчиками – ключевой момент. В этом случае менеджер проекта выступает как ответственное лицо. Нужно подготовиться к любым уточняющим вопросам.

Общение с заказчиками – ключевой момент в процессе выполнения проекта.

Обязанности Project Manager

Приготовьтесь – сейчас будет жестоко и правдиво.

Изучение бизнеса клиента

С этого начинается ведение любого проекта. Аудит бизнеса и ниши на рынке, анализ конкурентов, целевой аудитории. Все это проект-менеджер делает в связке с заказчиком, контент-стратегом, маркетологом и другими аналитиками компании.

Составление плана работ

Обычно такие задачи проект-менеджер тоже решает не один, а вместе с аналитиками. Что за чем следует, что из чего вытекает – все это надо просчитать. Составленный план работ нужно согласовать с заказчиком – и порой не один раз.

Постановка задач исполнителям

Хорошо, когда в распоряжении менеджера сложившаяся команда профессионалов, в которой четко распределены роли. Например, все знают, что на тему строительства отлично пишет Вася, а статьи Васи привык редактировать Петя. В таком коллективе редко случаются накладки (если только произойдет форс-мажор), все привыкли работать в команде четко и слаженно.

Если проект новый, тематика не так проста, проект-менеджеру придется думать, какую задачу кому поручить.

Задачи ставятся как глобальные – на время всего проекта, так и каждодневные. Как правило, проект-менеджер начинает день с расписывания задач по проекту и назначения ответственных лиц.

Постановка дедлайнов

Глобальные сроки ставит сам заказчик – например, чтобы блог был создан в течение месяца. Менеджер проекта дробит их в зависимости от объема и сложности задач: например, на создание прототипа уйдет 3 дня, на разработку функционала – неделя, на наполнение контентом – еще две недели, и так далее.

Важно знать, как справятся с дедлайнами исполнители. Огромную роль играет человеческий фактор: Миша лучше всех справляется с прототипами, но делает их очень медленно

Значит, лучше дать ему несрочный проект – пусть себе корпит. А если сроки горят – нужно подключить к делу Сашу, который работает как метеор и точно не подведет. Понимаете, сколько нюансов?

Решение текущих проблем

“Какой шрифт поставить – с засечками или без?”. “Слишком много ключей – статья будет переспамленной!”. ” Этот цвет отвратно смотрится – давай другой попробуем!” – все эти вопросы, которые возникают у членов команды и с которыми они идут к проект-менеджеру, приходится оперативно решать. Для этого – быть на связи с заказчиком, а в отдельных случаях обращаться к вышестоящему руководству.

Контроль за выполнением работ

Лучше всего командные проекты ведутся в специальных сервисах – например, “Трелло”. Под каждый проект создается своя доска, где расписываются все задачи, исполнители и дедлайны. Менеджеру достаточно беглого взгляда на доску, чтобы понять, все ли идет по плану или возможен срыв.

Проведение планерок

Периодически менеджер проектов должен собирать команду, чтобы лично проверить ход работ и высказать соображения. Не обходится и без мозговых штурмов – одна голова хорошо, а несколько – лучше.

Управление рисками

В любой команде случается форс-мажор. Заказчику не объяснить, что половина команды внезапно свалилась с гриппом – значит, надо иметь на подхвате других специалистов.

Составление отчетов для клиента

Где-то в идеальном мире клиент отдает проект в работу и самоустраняется до момента итогового согласования. На деле же заказчики требуют постоянно отчитываться о ходе работы. Менеджер собирает данные о том, что уже сделано и какие результаты получились, и отправляет их клиенту.

Проблемы карьеры проджект-менеджера

Карьера в управлении проектами не идеальна. Как и у любой другой работы, у неё есть свои недостатки. Реальность такова, что это может быть трудной работой, и вы должны быть подходящим человеком, чтобы делать это и справляться со всеми проблемами.

Некоторые руководители могут даже работать в течение долгих напряженных часов, чтобы убедиться, что проект будет реализован согласно графику, и будет выполнен до установленного срока.

Более того, не ждите, что вы, как руководитель проекта, просто вернетесь домой и сможете легко абстрагироваться от своей работы. Многие руководители отслеживают свои проекты, отвечают на электронные письма и остаются на связи со своей командой даже после работы или в выходные дни.

Если вы работаете в небольшой компании, в которой вы являетесь единственным руководителем проекта, то вы можете взять на себя все обязанности. Это означает, что вам нужно будет управлять несколькими проектами сразу и выделять достаточно ежедневного времени для управления в каждом из них.

Если вы только начинаете свою карьеру, это может оказаться для вас неразрешимой проблемой, поскольку у вас еще нет необходимых знаний, чтобы соответствующим образом управлять своим временем.

С другой стороны, у вас может не получиться подобрать проект, над которым вы будете работать. Это означает, что вы получите небольшие проекты, с которыми будете тратить время впустую.

Точно так же вы можете столкнуться с проектом, связанным с областью, которая вас не интересует. Это будет препятствовать вашему желанию узнать больше и получить полный контроль в этой сфере.

Ответственность, с которой сталкивается руководитель проекта, непроста для всех. Давление, связанное со своевременной реализацией проекта, может быть слишком сильным, если вы не привыкли к владению подобными полномочиями. Точно так же, если вы не переносите стрессы, держитесь подальше от сложных проектов или даже от этой профессии.

С другой стороны, будучи проджект-менеджером, вы можете сохранять полный контроль над тем, что происходит в процессе разработки проекта.

Однако, правда в том, что вы полностью зависите от того, чего хотят ваши клиенты. Не поймите это неправильно. Вы можете делать свои собственные предложения, но также вы должен проявлять гибкость в отношении любых изменений, которые может пожелать внести клиент в последнюю минуту, не жалуясь на них.

Топ-менеджмент часто получает возможность принимать окончательные решения. Это одна из причин, по которой управление проектами так сложно реализовать в компании, где топ-менеджеры и менеджеры проектов обладают одинаковыми полномочиями.

Кроме того, люди не всегда любят проджект-менеджеров. Сотрудникам нравятся хорошие менеджеры проектов, потому что они дают подробные и точные задания, внимательны и могут подавать пример. С другой стороны, плохие менеджеры проектов — это те, кто подчеркивает необходимость большого количества мета-работы: слишком много встреч, презентаций, отчетов о состоянии дел и мало фактических возможностей для работы и роста. Другими словами, руководители проектов посвящают себя в достижение ценного результата, а не в процесс разработки.

Есть также проджект-менеджеры, которые считают, что проект принадлежит им. Но дело не только в менеджерах проектов. Продакт-менеджеры и менеджеры программного обеспечения сталкиваются с одними и теми же проблемами, и правда в том, что любой сотрудник может быть сторонником мета-работы.

Неспособность раскрыться своим сотрудникам и выслушать их мнение может только оттолкнуть их. В течение вашей карьеры вы столкнетесь с трудными сотрудниками, и вам будет сложно заставить их понять вашу цель.

Чтобы заслужить уважение своей команды и избежать ненужных споров, научитесь активно прислушиваться к другим, сосредотачиваться на сотрудничестве команды, открыто общаться и стремиться к достижению реальных результатов в проекте, а не только оценивать и документировать.

Узнайте, как вы можете стать их наставником, и позаботьтесь о том, чтобы ваше руководство было максимально полезным и точным. Никого так не ненавидят, как проджект-менеджера, который выбрасывает случайные задачи без точных описаний или требований клиентов. Это может свидетельствовать о том, что вы мало знаете о предмете или требованиях клиента.

Цените людей и относись к ним с уважением. Никогда не смотрите на членов своей команды просто как ресурсы или машины, которые могут мгновенно выполнить любую задачу. Слушайте, понимайте и приспосабливайтесь к их собственным потребностям. Если вам не нравится работать с людьми, и не терпится дождаться, пока коллеги выполнят свои обязанности, возможно, вам не подойдет эта работа.

Менеджер проекта: кто он?

Роль менеджера, который занимался ведением проекта, на мой взгляд, существовала всегда. В любой организации был человек, который отвечает за планирование и выполнение проекта, за процесс, который за этим стоит, за определение точки старта, достаточности и точки финиша. Человек, который управляет командой ради достижения цели, который служит точкой входа и распределения информационных потоков применительно к отдельно взятому проекту. 

Отмечу, что позиция менеджера проектов существует не только в IT или TMT. Это понятие значительно шире. Например, в некоторых странах есть менеджеры строительных или сельскохозяйственных проектов.

Когда я только начинал работать в индустрии около 20 лет назад, менеджер проекта был царем и богом, который вполне мог претендовать на то, чтобы называться mini-CEO. В его зоне ответственности было и планирование ресурсов, и определение project scope. Это нельзя назвать распространенной практикой, соответствующей стандартам PMI или PMBOK, но, как известно, мы всегда идем своим путем.

Сегодня в основные обязанности проджект-менеджера входит:

• планирование проекта: составление плана, согласование сроков, анализ возможных рисков, проектная документация, приоритизация задач;
• утверждение проекта с командой: подбор участников, разбивка компонентов проекта по исполнителям, распределение требуемых ресурсов внутри команды, организация рабочего процесса в команде;
• контроль реализации проекта: отслеживание сроков выполнения задач, контроль этапов, удержание команды в рабочем состоянии, решение возможных конфликтных ситуаций внутри команды;
• коммуникация с заказчиком: представление прототипов, демо-версий и готовых решений, управление ожиданиями заказчика, решение возможных конфликтных ситуаций, предоставление отчетности.

Из какой сферы можно прийти в проджект-менеджмент

В менеджера проекта можно переквалифицироваться из абсолютно разных профессий. Например, из аналитика или программиста, менеджера по продажам или key account-менеджера.

Также часто проджект-менеджерами становятся линейные сотрудники из проектных команд. Главное, что требуется от человека, — это коммуникационные скиллы и склонность к систематизации знаний и данных. 

По данным «Нетологии», в среднем от 100 до 130 тысяч рублей получает junior-специалист, а менеджеры более высокого уровня могут рассчитывать на зарплату до 400 тысяч рублей. 

Как стать project manager

Обычно в профессию приходят несколькими путями: после ВУЗа, курсов или из смежной профессии.

Высшее образование

Ни в одном институте или университете нет программы обучения на менеджера проектов. Поэтому здесь можно только выучиться на смежную профессию, которая станет базой для дальнейшей работы. Обычно рекомендуют выбирать специальности из сферы информационных технологий или маркетинга, т.к. именно здесь можно получить необходимые знания. А руководителем проектов становятся потом, на практике, постепенно поднимаясь по карьерной лестнице.

Курсы

Другой удобный и полноценный способ получения профессии, особенно хорош он для тех, кто получил любое другое образование, а потом решил сменить сферу деятельности. Занятия проводятся очно, заочно и онлайн. Для продакт менеджера наиболее подходящие варианты – очно и онлайн, т. к. эта работа предполагает отточенные навыки переговоров, а поработать над речью можно только с реальным живым слушателем.

Курсы обычно краткосрочные, длятся от нескольких месяцев до года. У них есть грамотно выстроенная программа обучения, которая охватывает все основные блоки знаний. Онлайн-занятия обычно можно пересматривать в записи неограниченное количество раз в удобное время. Конечно, охватить все не получится хотя бы из-за динамичности профессии и разнообразия решаемых задач. Однако база будет качественной и после хороших курсов выходят специалисты-универсалы, способные работать в разных областях и находить выходы из различных ситуаций.

5 онлайн курсов для менеджеров проектов

1. Профессия Менеджер проектов от SkillBox;
2. Курс «Управление проектами» от GeekBrains;
3. Курс Project Manager от Нетологии;
4. Профессия Project manager PRO в IT от Product LIVE;
5. Курс Project Manager от ProductStar.

Самообразование

Сложный процесс, перейти в профессию получится только из смежной области: разработки или продвижения. Начинать придется с самых низов, должностей ассистента или стажера

Можно изучать интернет-ресурсы, пытаться что-то сделать самостоятельно, однако без продуманной и поэтапной программы обучения есть риск упустить что-то важное, недостаточно проработать какую-либо область знаний