Семь welcome-приемов для адаптации новичка

Прием №1 – обучение

Залогом успешной и быстрой адаптации нового человека в коллективе служит его обучение
, цель которого – дать как можно больше информации о компании, сделать систему работы прозрачной и понятной, продемонстрировать ценности компании, ее ожидания. Понимание основных ценностей, которые разделяют другие сотрудники, становится тем фундаментом, на котором можно строить профессиональные и личные коммуникации с коллективом.

Обучение может проходить в форме тренингов
, презентаций и с помощью обучающих материалов. Буклет новичка позволяет в доступной форме донести до нового сотрудника свод правил и действий, принятых в компании, нормы поведения, общения и прочие важные моменты корпоративной культуры. Его главная цель – помочь при социальной адаптации.

Прием №3 – опросы

Регулярные специальные опросы в период испытательного срока, которые могут проводиться как в анонимной форме, так и в открытой, помогают определить уровень удовлетворенности нового сотрудника, выявить его ожидания, проблемы и дать ему обратную связь.

Опрос позволяет понять удовлетворенность множеством факторов на новом рабочем месте:

  • самим рабочим местом,
  • характером задач,
  • уровнем ответственности,
  • системой мотивации
    ,
  • системой управления,
  • корпоративной культурой,
  • определить ожидания в отношении карьеры, обязанностей или функционала.

Опрос позволяет выявить области, которые могут быть самим сотрудником не осознаваемы

Роль HR в этом случае – объяснить новичку непонятные моменты, дать ответы на вопросы, подсказать, как лучше действовать в той или иной ситуации, и обратить внимание на возможности, которые предлагает ему компания

Welcome book как инструмент для адаптации

«Welcome book» называют документ, в котором компания размещает всю необходимую информацию о ее деятельности для нового сотрудника. Исполнение этого документа может быть любым:

  • в напечатанном виде (формат книги А5 или журнала);
  • в электронной версии (в pdf или на платформе, аналогичной «Википедии»).

Что касается структуры и содержания документа, то здесь все зависит от особенности деятельности компании. Стоит помнить, welcome book для новых сотрудников изначально создан, чтобы ответить на все интересующие вопросы о компании и ее бизнес-процессах

Поэтому важно, создавая книгу, предоставлять всю информацию в формате FAQ (Frequently Asked Question), как ответы на часто задаваемые вопросы

Рассмотрим пример структуры книги для новичка и разберемся, какую информацию можно написать о компании.

1. Общая информация о компании

Здесь важно приветствовать каждого нового сотрудника, описывать историю создания компании и указывать ее миссию. Также важно рассказать о стратегических целях и перспективах, чтобы сотрудник сразу понимал, что он пришел в развивающуюся компанию

2. Организационная структура

Далее необходимо познакомить сотрудника со структурой компании: какие в ней есть отделы, кто их возглавляет, прописать представителей компании, их рабочие контакты (СЕО, HR, бухгалтера). Здесь можно указать, как организовано рабочее место и порядок действий сотрудника, если ему чего-то не хватает для выполнения рабочих задач. 

3. Правила поведения сотрудников

Поскольку у всех компаний коммуникация внутри компании строится по-разному, укажите, как это происходит у вас: есть ли корпоративный дресс‑код, какие взаимоотношения приветствуются в коллективе и каковы главные правила общения с клиентами / партнерами. 

5. Оформление

Если ваша книга ориентирована под каждого отдельного сотрудника, вы можете также указывать общие положения об оформлении на работу, оплате труда, бонусной системе, предоставлении отпусков и больничных, систему оценивания сотрудников, обучение и карьерный рост. 

Обязательно в конце книги укажите контакты, к кому можно обратиться, если у сотрудника остались вопросы.

Отметим, что не все компании создают welcome book, ограничиваясь устным разговором или документом в формате .docx с общими положениями. Но есть компании, которые не просто создают такие книги, а делают их шедевральными, благодаря креативному формату. 

Популярные статьи

  • 11 января 2018
  • Контент-маркетинг

  • 8.3K
  • 11 мин.

Где зарыта смысловая уникальность текста: секреты создания контента в эпоху Баден-Бадена

Проверить техническую уникальность просто – достаточно воспользоваться любым нравящимся вам сервисом, а вот со смысловой все гораздо сложнее. Пока ни одна общедоступная программа не в силах определить, что перед вами – написанный с нуля текст или хороший рерайт. Поэтому рассказываем, где искать правду.

  • 31 мая 2019
  • Контент-маркетинг

  • 9.4K
  • 20 мин.

О чем писать в блог: 141 тема для статей

Муза покинула вас, а контент-план нужен здесь и сейчас? Не паникуйте – мы подскажем, как выследить интересные идеи для коммерческого блога и где искать вдохновение. А если в вашей голове пусто, как в саванне в полдень – воспользуйтесь нашим списком из 140 и одной темы для блога, адаптируйте их под свой бизнес и забудьте о творческом кризисе.

  • 11 февраля 2021
  • Контент-маркетинг

Прием №7 – обратная связь от руководителя

Этот этап адаптации имеет смысл проводить ближе к концу испытательного срока, когда уже становятся известны предварительные результаты деятельности сотрудника на новом рабочем месте.

Результативность профессиональной деятельности сотрудников наиболее объективно отражает система KPI, при которой у каждого члена коллектива существуют свои собственные показатели эффективности. Наиболее объективную комплексную оценку качеств сотрудника можно получить, основываясь на конкретных компетенциях, принятых в компании, и характерных для должности.

В компании «Скинкеа» это оценка методом «360 градусов», которую дают коллеге сотрудники и руководители разных отделов. Основываясь на ее результатах, результатах профессионального теста, значениях KPI, данных опроса, сотруднику предоставляется обратная связь от непосредственного руководителя. В ходе нее фиксируются сильные, согласно компетенциям, стороны новичка и определяются зоны дальнейшего роста.

Определить, качественно ли проводится адаптация или нет, поможет статистика увольнений по итогам испытательного срока, в том числе, по причинам ухода, которые они указывают при финальном анкетировании.

Резюмируя, можно сказать, что ситуация с налаживанием успешного взаимодействия между старожилами и новичками во многом зависит от культуры, традиций, сформированных в коллективе. На эти факторы можно и нужно влиять на уровне руководства, внедряя корпоративные стандарты, задавая такие правила в коллективе, когда уже с первых дней устанавливается эффективное взаимодействие между старыми и новыми сотрудниками на основе корпоративных стандартов.

«Welcome! Тренинг»
(или Вводный курс «Добро пожаловать в организацию!») – это хороший шанс «влюбить» новичка в компанию. Данный курс – не тренинг в привычном понимании этого слова: он не направлен на отработку каких-либо навыков. Его цель, помимо передачи знаний об организации и существующих в ней порядках, – сформировать и повысить лояльность новых сотрудников к компании.

Сколько вешать в граммах: основные элементы welcome-письма

Давно подумывали создать приветственное письмо, но что-то вас останавливало? Тогда самое время сделать это уже сегодня. Держите шпаргалку, чтобы ничего не забыть.

Один из примеров структуры приветственного письма:

  1. Приветствие. Вспомните слова прекрасной Коко Шанель: у нас никогда не будет второго шанса, чтобы произвести первое впечатление. Поэтому сразу продумайте, как вы поздороваетесь с вашим подписчиком, и в каком тоне продолжите ваш «диалог».
  2. Благодарность за подписку/регистрацию. Будьте вежливыми – от слова «спасибо» от вас не убудет, а потенциальным клиентам будет приятно, что вы их цените.
  3. Краткая справка о будущих письмах, их периодичности и пользе для подписчиков. Ваши читатели должны осознать, что подписались на вас не зря.
  4. Приятная плюшка. Ну кто же откажется от промокода на скидку или бонусных рублей на первый заказ? =)
  5. Кнопка CTA. Хоть это и ваша первая коммуникация с подписчиком, упускать возможность превратить читателя в покупателя все же не стоит. Подумайте, каких действий вы ждете от людей: изучение каталога, переход в блог или более близкое знакомство в разделе FAQ? Помните, что призыв должен быть простым и понятным, а сама кнопка выделяться на общем фоне письма.
  6. Автор рассылки. Читатели должны знать в лицо своего героя, поэтому не забывайте про фотографию «писаря», его данные и регалии.

Примерно по такой структуре строится наше welcome-письмо.

Кстати, а вы подписаны на рассылку от 1PS.RU? Подписывайтесь скорее, а то столько интересностей и полезностей упускаете!

Но и это еще не все.

Нюансы, без которых не обойтись:

  • Отправитель. Чтобы будущий читатель не посчитал ваше письмо спамом, обозначьте понятного отправителя – название компании или известного автора рассылки. 
  • Тема и прехедер. Должны быть цепляющими, побуждающими открыть и прочитать.
  • Кнопки соцсетей. В конце письма обозначьте все каналы, по которым можно с вами связаться или отследить информацию о компании.
  • Кнопка отписки. Элемент, который должен присутствовать обязательно! Вдруг читатель указал свой email, находясь в бреду, и советы по обустройству ванной комнаты ему совершенно ни к чему. =)
  • Дизайн. Письмо должно быть эстетичным и выполненным со вкусом. Используйте свои корпоративные цвета, логотипы и фишки, присущие вашей компании (как упомянутые раннее авиасэйловские единороги).

Что писать в welcome-письме

Как вы сами могли убедиться, приветственные письма могут выглядеть совершенно по-разному.

В зависимости от специфики бизнеса (и целей) вы можете выбирать ту или иную информацию и визуальные элементы. Вот что многие компании пишут в welcome-письмах:

  • Добро пожаловать! Благодарим за подписку. Это самые очевидные фразы. Но они просто необходимы, чтобы показать, как сильно вы цените каждого нового подписчика. Таким образом вы завязываете отношения с аудиторией, заручаетесь доверием и мотивируете ее на активное взаимодействие с контентом.
  • Держите подарок. Как вы уже знаете, мы большие фанаты лид-магнитов и других подарков за подписку. Лид-магниты мгновенно располагают к себе подписчиков и положительно влияют на дальнейшее общение. Welcome-письмо может стать предлогом для такого подарка.
  • Держите лучший контент. Ссылка на полезный гайд для новичков отлично вписывается в формат приветственного письма. Если у вас нет гайда, можно направить подписчиков на другой вовлекающий контент. Подборка из трех-четырех самых популярных постов также будет неплохим вариантом.
  • Что вы хотите узнать? В последнее время я все чаще вижу опросы в email-рассылках. Это хорошо. Опросы – это один из лучших способов узнать, какой контент на самом деле хотят видеть ваши читатели. Сложность лишь в том, чтобы разговорить их. Учитывая, какая высокая вовлеченность у welcome-писем, не упустите шанса включить в них опросы.
  • Попросите добавить рассылку во вкладку с приоритетными письмами.  Попросите пользователя в welcome-письме переместить вас в приоритетную вкладку почтового ящика или в список надежных отправителей, чтобы никогда больше не иметь проблем с доставкой писем. Пошаговые инструкции, как это сделать, оформите в виде изображения или GIF-анимации.
  • Предложение покупки. Как уже говорилось выше, в момент получения welcome-письма подписчик проявляет максимальный интерес к услугам или продуктам компании. Это просто идеальный момент для продаж, и бренд может предложить даже электронную книгу стоимостью 7$. Может, это именно тот контент, который подписчику нужен на этом этапе.

Структурируйте информацию о компании

Для всех новых сотрудников без исключения и в обязательном порядке проводят welcome-тренинг, на котором руководитель отдела внутрикорпоративных коммуникаций знакомит их с миссией, ценностями и целями компании. Цель тренинга — снизить градус стресса, который испытывают люди в первые дни на новом месте. Welcome-тренинги отличаются в зависимости от отдела: бывают в игровом формате, очные или удаленные, так как большая часть штата работает удаленно.

После welcome-тренинга сотруднику предлагается пройти на корпоративном портале «Курс новичка», который включает в себя три блока: 

  1. Корпоративный — про миссию, ценности, культуру, ДНК и общие вопросы о компании.
  2. Продуктовый — про товар, которые мы представляем на рынке.
  3. Про систему и процессы —  общая информация об 1С, CRM для понимания  функционала основных рабочих программ, которые используются в компании. 

Каждый блок включает презентацию и тест для закрепления пройденного материала. На прохождение курса отводится две недели. Если сотрудник не прошел тесты (на это дается две попытки), руководитель отдела выходит с ним на связь, чтобы выяснить, проблему и помочь ее решить.

Успешное прохождение новым сотрудником welcome-тренинга и «Курса новичка» влияет на длительность испытательного срока. По его истечению HR-отдел оценивает результат сотрудника и его впечатления.

Рекомендую обязательно включать в тренинг следующие блоки:

  • базовые понятия компании: ценности, миссия, цели (зачем, для кого и как работаем);
  • историю и интересные факты о месте, куда устраивается человек;
  • ключевые проекты на ближайшие два года: к каким показателям стремимся, на чем сосредоточены усилия;
  • структура компании (краткое описание функционала каждого структурного подразделения);
  • преимущества компании как работодателя.

Какие знания нужно дать новичку

Учебник по продукту – ключевой источник, из которого новый сотрудник может узнать всю необходимую для него информацию, в том числе: 

  1. Целевую аудиторию. Новичок должен изначально понимать, кто является потребителями вашего продукта, в каких точках контакта их искать, как правильно нужно их квалифицировать и отделять незаинтересованных людей у самого входа в воронку продаж. 
  2. Инструменты продаж. Своеобразный гайд по эффективным техникам и методам продаж поможет новому сотруднику подготовиться к продуктивной работе. Сюда же относятся сведения об основных возражениях именно ваших клиентов, их проработке. 
  3. Сравнительный анализ продукта. Новый сотрудник должен хорошо понимать не только преимущества и особенности товара либо услуги отдельно, но и знать, чем он выгодно отличается от предложений конкурентов. В дальнейшем это сильно поможет в продажах.
  4. Успешные кейсы и отзывы клиентов. Дайте новичку возможность прочитать примеры использования продукта (так называемые кейсы), почитать отзывы довольных и недовольных клиентов, ознакомиться с их достижениями, завязанными на продукте. 

Среди других важных источников информации для эффективной и быстрой адаптации – записи телефонных звонков опытных менеджеров, индивидуальный лист развития. Большую помощь окажет dashboard – доска с результатами работы всех сотрудников в отделе. Это не только источник информации о деятельности отдела продаж, но и мощный инструмент мотивации менеджеров. 

Проводите полномасштабную адаптацию не только для начинающих специалистов, но и для опытных сотрудников, которые в продажах не один год. Новый коллектив, новые задачи – все это создает дополнительный стресс, мешающий работать и сковывающий возможности профессионала. Придется потратить некоторое время, но в итоге вложения полностью окупятся.

Как правильно организовать первый рабочий день новичка?

Знакомство с офисом

HR-менеджер проводит для нового сотрудника экскурсию по офису с подробным описанием всех локаций. Полезно сразу узнать, где сидит смежный отдел, в каком помещении можно назначить собрание или куда отправиться за порцией кофеина.

Например, в офисе студии есть даже спортзал с различными тренажерами, грушей и настольным теннисом, чтобы немного перезагрузиться после или даже во время напряженного рабочего дня.

Знакомство с рабочим местом

Здесь все предельно понятно: HR-менеджер показывает, где человек будет сидеть, выдает технику, рассказывает о корпоративных системах и общих регламентах. Кроме того, для каждого нового сотрудника заранее готовится welcome-pack. В него входят брендированные ручка, блокнот и ланьярд для пропуска в офис. Эти приятные мелочи довольно сильно влияют на уровень принадлежности человека к компании и служат подтверждением того, что он стал частью команды.

Знакомство с коллегами

HR-менеджер представляет нового сотрудника руководителю и наставнику, презентует роли и круг вопросов, по которым можно обращаться.

Подробнее остановимся на роли наставника. Это человек, который:

  • показывает, где найти необходимую информацию по тому или иному вопросу;
  • презентует задачи на стажировку и испытательный срок;
  • делится знаниями;
  • передает новичку свой профессиональный опыт.

У нас наставником обычно выбирается специалист с грейдом Middle. При этом им может стать и Junior. В этом случае ему полагается дополнительная материальная мотивация за успешное наставничество.

Мы обратили внимание, что на собеседовании кандидаты часто спрашивают, сможет ли кто-то в первые дни помочь разобраться с возникающими вопросами. Практика показывает, что система наставничества снижает уровень стресса новичка в первые дни работы

Знакомство с задачами

Важно понимать, что первый месяц работы — ознакомительный. Главная его цель заключается в том, чтобы ввести сотрудника в курс основных бизнес-процессов, относящихся к его должности и к компании в целом

В течение этого срока руководитель оценивает способность новичка к обучению, его коммуникабельность, первые достигнутые результаты и общую заинтересованность в работе.

Для удобства список задач на месяц вносится в план стажировки. В нашем случае он включает в себя:

  • общую информацию о компании: миссию, ценности, принципы, цели и задачи;
  • регламенты;
  • организационную структуру;
  • редакционную политику;
  • регламенты по должности;
  • знакомство с корпоративными инструментами и системами для работы;
  • знакомство с прошлыми и текущими проектами;
  • изучение всех необходимых материалов по должности.

В конце первого месяца проходит встреча, где сотрудник и его руководитель обсуждают, насколько комфортно было работать и какой прогресс был достигнут. Ее итог — постановка конкретных бизнес-целей на оставшиеся два месяца испытательного срока. Например, клиентские проекты под кураторством наставника.

Если цели достигнуты и дедлайны соблюдены, можно говорить об успешном прохождении испытательного срока.

Welcome-тренинг для новичков

Еще один из инструментов адаптации персонала — проведение welcome-тренинга. Это вводный мини-курс для новичков. Речь идет не об отработке каких-то навыков, а именно о получении информации.

Мы, например, проводим этот тренинг по следующей программе:

  • миссия, ценности и принципы компании;
  • организационная структура;
  • возможности карьерного и профессионального роста;
  • основные правила и регламенты;
  • истории успеха коллег-тимлидов;
  • амбассадорство;
  • редакционная политика.

Формат:

раз в месяц очно с подключением удаленных сотрудников — смешанный формат; очень важно, чтобы удаленные сотрудники присутствовали на нем, знакомились с командой в офисе и с другими коллегами на удаленке; максимальная продолжительность — 5 часов с перерывами. Участники — все новые сотрудники, независимо от грейда и подразделения

Участники — все новые сотрудники, независимо от грейда и подразделения.

Что компания получает от проведения welcome-тренингов — замотивированных лояльных сотрудников и свежий взгляд на рабочие процессы. Как показывает практика, проведение подобных мероприятий сводит возможную текучку кадров в первые полгода трудоустройства до минимума.

От чего сразу и бесповоротно можно отказаться на главной

Помните, текст должен нравиться и быть полезен для вашей целевой аудитории. Пустые высоколитературные описания, информация о миссии компании в этом мире, пустые слоганы, история создания компании – все это может прекрасно и дорого вам, но покупателю не нужно.

Подобные сведения будут лишь отвлекать пользователя от самого главного – заказа. Заказчику все равно, объединили ли вы классические традиции со страстью к инновациям или еще нет, позитивные вы или нет, желаете развиваться динамично или нет. Это пустые слова, и они никак качественно ваши товары\услуги не характеризуют. Поэтому смело убирайте такую информацию с главной, ей там не место.

Секреты лучших welcome-писем

Приветственные письма отличаются от других высокими показателями открываемости и кликабельности по той причине, что приходят подписчикам в момент, когда их ждут

Поэтому так важно отправить письма  сразу после того, как подписчик закончил процесс регистрации. и не следует откладывать отправление приветственных писем даже на несколько часов

Ниже предлагаем несколько полезных советов от Хабиба Курди, благодаря которым вы произведете неизгладимое впечатление на новых подписчиков и клиентов:

  1. Поблагодарите подписчиков. Покажите, что вы цените их время и уважаете их вклад в ваш бизнес.
  2. Задайте тон дальнейшего общения. Когда пользователь открывает письмо, у него уже сформированы ожидания (осознанные или подсознательные). Поэтому вы должны рассказать, чего от вас ожидать, какой контент будете рассылать и как часто это будете делать. Зарекомендуйте себя как надежного и дружелюбного собеседника.
  3. Представьтесь. Вы сами знаете, что происходит, когда вы строите домыслы…поэтому не исходите из того, что получатель рассылки знает вас. Расскажите вкратце о себе и бренде. Поощряйте даже маленький диалог, задав вопрос или запросив отзыв.
  4. Дайте подписчикам почувствовать себя особенными. Для этого сделайте  эксклюзивное предложение, предоставить скидку, объявить ограниченную по времени акцию, в общем, сделать что-то, ради чего ваше письмо будет прочитано без сожаления о зря потраченном времени. Каждый ценит свое время и каждый любит классные предложения. Подарите это приятное волнение.
  5. Будьте услужливыми и отзывчивыми. Поделитесь ресурсами и (или) контентом со ссылками на блог, эл. книгу, гайды, видео и другие материалы, которые будут интересными и полезными, и будут представлять ценность для читателя.
  6. Оставайтесь в контакте. Расскажите подписчикам, где вы публикуете интересные видео, делаете релизы и пр. Добавьте кликабельные ссылки на Instagram, Twitter, Facebook, LinkedIn – любые социальные сети, где есть профиль.
  7. Адиос! Пока! О ревуар! Закончите письмо, указав контактные данные, оставив место для вопросов клиентов и добавив профили членов вашей команды (всех или некоторых, если у вас большая компания). Вдохните душу в бизнес и покажите реальные лица сотрудников.
  8. Автоматизируйте. Вы можете создать автоматизированную серию приветственных писем, которая будет отправляться в момент, когда новый подписчик выполнит определенное действие, например, зарегистрируется или заполнит форму на сайте. Именно поэтому такие письма оказываются в вашем ящике в мгновение ока. Автоматизированные рассылки можно персонализировать. Это правда!Адаптируйте приветствие (подставьте имя подписчика) на основании полученной информации. Благодаря автоматизации не нужно вручную подставлять имя каждого подписчика. Также благодаря автоматизации не нужно проверять новые подписки и высылать письма вручную. Все сделают за вас!Если вы хотите пойти дальше, можно придумать разные версии welcome-письма, которые отправляются автоматически в зависимости от того, где пользователь подписался / зарегистрировался; если состоялась продажа, это можно внести в процесс автоматизации для дальнейшей персонализации взаимодействия.

Как понять, что адаптация сотрудника прошла успешно?

Стандартным сроком адаптации для линейных специалистов принято считать 3 месяца. У руководителей он длиннее и достигает 6–9 месяцев, в зависимости от специфики направления. Это именно те сроки, когда можно увидеть результат работы новичка без весомого влияния стрессовых факторов, вызванных незнакомыми условиями.

Сейчас рынок труда сильно изменился, многие перешли на удаленку

Но при этом никто не отменял важности полноценного процесса адаптации для таких сотрудников. Новые интерактивные форматы и создание ощущения «плечом к плечу с командой» — основной вызов для работодателей в современных реалиях

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector