Профессия архивариус: кто это и чем он занимается?

Нюансы работы архивариуса

Архивариус – это специалист, являющийся экспертом в обеспечении сохранности и классификации деловых бумаг, изъятых из документооборота компании. Данному работнику также доверяется хранение конфиденциальной информации. Получение соответствующего образования занимает у гражданина около пяти лет, после чего он вправе трудоустраиваться на подобную должность.

Обозначенный сотрудник является востребованным кадром в рамках государственных предприятий, а также для коммерческих компаний, которым особенно важна налаженная система документооборота и классификации. Архивариусы являются востребованными сотрудниками в сфере медицинских государственных учреждений, в ЗАГСах, музеях, и т.д.

В образовательной сфере такие кадры также нужны. В их обязанности входит систематизация и обеспечение сохранности трудовых книжек учителей, преподавателей и подготовка дипломов к выдаче студентам.

Также нередко архивариусы требуются частным лицам. В подобных обстоятельствах специалисты должны создавать генеалогические древа, хранить семейные записи и, в соответствующей ситуации, оперативно предоставить заказчику нужные бумаги.

Особенно уместно подчеркнуть важность сотрудников архивного дела в контексте сохранности документов по охране труда. Законодательство четко фиксирует требование, в соответствии с которым подобные бумаги должны храниться не одно десятилетие в надлежащем состоянии. При этом потребность в их изъятии из архива и использование, например, в судебной тяжбе, может потребоваться спустя годы с момента их создания

Поэтому сотрудник архива должен четко исполнять все требования должностной инструкции, знать множество законодательных положений, а также содержать все вверенные ему на хранение документы в соответствующем состоянии

При этом потребность в их изъятии из архива и использование, например, в судебной тяжбе, может потребоваться спустя годы с момента их создания. Поэтому сотрудник архива должен четко исполнять все требования должностной инструкции, знать множество законодательных положений, а также содержать все вверенные ему на хранение документы в соответствующем состоянии.

Обучение

Учиться на архивариуса можно в среднем специальном или высшем учебном заведении в разных городах России. По уровню престижности, конечно, лидируют Москва и Санкт-Петербург.

Если вы планируете поступать в один из московских колледжей, рекомендуем обратить внимание на эти ссузы:

• Областной колледж искусств.
• Колледж автоматизации и информационных технологий.

Вузов, ведущих подготовку специалистов по упомянутому направлению, в России достаточно много. Приведем несколько примеров:

• Российская экономическая школа (Москва).
• Государственный институт русского языка имени А. С. Пушкина (Москва).
• Московский институт международных отношений (МГИМО).
• Ленинградский госуниверситет им. А. С. Пушкина.
• Санкт-Петербургский гуманитарный университет профсоюзов.
• Санкт-Петербургский госуниверситет промышленных технологий и дизайна.

Для поступления в вуз потребуется сдать ЕГЭ по русскому языку и литературе, обществознанию и истории. Чем больше баллов вы наберете, тем выше шансы пройти на бюджетную форму обучения, где вам будут платить небольшую, но стипендию.

Должностные обязанности

Специалисты востребованы в организациях: роль архивариуса в деятельности организации с большим документооборотом более значительна. Госучреждения, государственные фонды пенсионного и социального страхования, страховые и финансовые компании содержат целые подразделения со сложной структурой и подчиненностью.

В зависимости от структуры организации и объема данных, работодатель самостоятельно определяет функции архивариуса в организации, объем должностных обязанностей.

Профстандарт 07.009 используется в организациях, выполняющих оцифровку большого массива данных, в том числе за истекшие периоды времени. Должностные обязанности архивариуса электронного архива, занимающегося созданием графических образов документов электронного хранилища документов с использованием информационно-коммуникационных технологий, описаны в 3 разделе стандарта (функция 3.1). В должностной инструкции это выглядит следующим образом.

Профстандарт 07.012 больше подходит для организаций и крупных промышленных предприятий. У специалиста оцифровка (создание графических образов) является частью обязанностей. Ему необходимо знание промышленной документации, порядка и способов ее хранения. Должностные обязанности архивариуса на предприятии реализуются через более широкий спектр трудовых действий, сгруппированных в пять трудовых функций (раздел 3.1 стандарта).

Что вы в теории будете знать

Перечень сведений, которыми «нагружают» студентов, существенен. Вы узнаете:

1. Как организовать архивные дела и вести архив в учреждении (принимать, регистрировать, вести учет и систематизировать).
2. Как составлять справочно-поисковые системы для документации.
3. Как создавать новые документы, их образцы, обрабатывать уже имеющиеся.
4. Как готовить документацию, предназначенную для архивного хранения.
5. Как обеспечить сохранность документов с учетом того, что они хранятся на самых разных носителях — от бумажных до современных.
6. Как выполнять экспертизу документации (ее научной либо практической ценности).
7. Как распознавать информацию, защищать от подделки либо искажения, выполнять консервацию и реставрацию документации.

В теории выпускники смогут даже руководить аутсорсинговыми компаниями, оказывающими услуги в сфере хранения архивных документов, их архивной обработки, разберутся в существующей нормативной базе (акты, правила документирования).

Где придется обучаться архивному делу на практике?

Обычно при обучении на такой специальности предусмотренные учебным планом виды практики (производственная, учебная) проводятся на госпредприятиях, в ведомственных архивах. Также практические навыки отрабатываются в учреждениях культуры, искусства, образования и здравоохранения. У них — наиболее обширные службы архивного хранения, солидный документооборот, как и в НИИ, библиотеках, самых крупных СМИ.

Куда подавать документы?

Всего обучение проводится в более чем 90 вузах по всей России. Почти десяток из них расположены в Москве. Среди них — Государственный университет управления, Московский финансово-юридический, РГГУ (гуманитарный), МГЛУ (лингвистический), МТУ (технологический), и даже Московский государственный университет путей сообщения. Есть вузы, ведущие обучение архивному делу, в Краснодаре, Уфе, Казани, Сургуте, Барнауле, Самаре и Саратове, Нижнем Новгороде, Мурманске, Екатеринбурге и Иркутске.

В среднем обучение длится 4 года (очно) либо от 5 лет (заочно).

Преимущества и недостатки

В профессии архивариуса, как и в любой другой, есть свои плюсы и минусы

Перед трудоустройством важно знать, какой работой придется заниматься. К положительным сторонам можно отнести возможность проявить творческие способности, составить собственную систему ведения документооборота, но в соответствии с принятыми правилами и стандартами. Должность архивоведа относительно спокойная и физически несложная.

Должность архивоведа относительно спокойная и физически несложная.

К минусам профессии относится невысокая заработная плата (в среднем оклад составляет от 30 до 45 тысяч, цифры могут отличаться в разных регионах) и отсутствие возможности карьерного роста в будущем. Чтобы зарабатывать больше, некоторые совмещают две должности. Кроме того, сотрудники большую часть времени проводят в отдельных помещениях в одиночестве, поэтому должность подходит тем, кто любит тишину и малолюдность, не устает от монотонной работы.

В архивариусе также приветствуются личные качества, кроме профессиональных:

• хорошая память и внимательность;
• развитая ручная моторика;
• организованность и ответственность;
• аккуратность и педантичность;
• усидчивость и упорство.

По мнению специалистов, в ближайшем будущем профессия архивариуса может утратить свою значимость. Постепенно библиотеки и хранилища оцифровываются, материалы переносятся на электронные носители, что в несколько раз ускоряет поиск нужной информации по запросу. Разница заключается и в возможности доступа: через интернет получить данные можно круглосуточно, в отличие от архивов на предприятии с установленным графиком работы.

Список обязанностей

В крупных компаниях сегодня почти вся работа переведена в электронный формат. Однако наиболее важные и ценные материалы, которые имеют продолжительный срок хранения, все-таки распечатывают и отдают на сохранение в архив.

Основная задача архивариуса заключается в учете и систематизации каждого входящего и внутреннего материала, который вышел из текущего документооборота и, как говорится, «ушел в архив». Также этот специалист несет ответственность за то, чтобы все документы хранились в строгом соответствии с установленными правилами, нормами и условиями.

Кроме того, архивариус обязан:

• правильно и грамотно оформлять исходящую и поступающую в заведение документацию;
• составлять описания документов;
• вести специальные учетные базы;
• знать шифры и уметь маркировать списки;
• выдавать справки;
• систематизировать имеющиеся материалы и размещать их на предназначенных для этого стеллажах;
• участвовать в комиссиях, по решению которых списывается или уничтожается устаревшая документация;
• соблюдать правила противопожарной безопасности в помещении, не допускать их нарушения.

Требования работодателя

Работа архивариуса достаточно сложная. Человек, занимающий эту должность, несет высокую ответственность. Соответственно, и требований к соискателю довольно много. Кто-то, возможно, сочтет их чересчур строгими. Однако все они призваны минимизировать количество ошибок, причиной которых обычно становится человеческий фактор.

Чтобы быстро трудоустроиться и успешно работать с перспективой дальнейшего карьерного роста, архивариус должен:

1. Знать нормативные акты, положения и инструкции по работе с архивом.
2. Знать ПК на уровне уверенного пользователя (уметь свободно работать в Word, Excel и пользоваться специальными программами электронного документооборота).
3. Уметь обращаться с различной офисной техникой (факс, принтер, сканер, копировальный аппарат и так далее).
4. Обрабатывать большие объемы информации.
5. Иметь среднее специальное либо высшее образование (последнее – предпочтительно).
6. Обладать чистой, грамотной речью – не только устной, но и письменной.
7. Уметь правильно составлять разные документы и отчеты.

Личные качества

Основная деятельность архивариуса – работа с очень большими объемами информации. Ведь каждую бумажку надо внимательно прочитать, затем зарегистрировать и назначить ей срок хранения.

Заниматься столь кропотливым и однообразным делом способен далеко не каждый. Поэтому работодатель не только предъявляет к соискателю этой должности квалификационные требования, но и оценивает его личностные качества.

Хороший архивариус обладает:

• аналитическими способностями;
• скрупулезностью;
• склонностью к самоконтролю;
• внимательностью;
• любовью к порядку и систематизации;
• дисциплинированностью и организованностью;
• пунктуальностью;
• усидчивостью и терпеливостью;
• сосредоточенностью.

Кто такой архивариус и чем он занимается

Должностная инструкция архивариуса. кто такой архивариус и что он делает на работе Архив с разного рода документами есть у любой организации, его обязательно нужно систематизировать и тщательно вести, чтобы не получилось неразберихи.

Некоторые виды документов имеют достаточно большой срок хранения, при этом любой из них может понадобиться в какой-то момент. Для того, чтобы иметь возможность быстро находить нужный документ в архиве, все они должны быть правильно расфасованы и подписаны.

В ведении архива очень важна скрупулезность, ответственность и кропотливость, и для этого существует специальная очень важная профессия – архивариус.

Архивариус – это сотрудник организации, который отвечает за ведение архива, он отвечает за каждую бумагу, которая попадает к нему, и если кому-либо из сотрудников понадобится найти какой-либо старый документ, он будет обращаться именно к архивариусу.

Чем занимается архивариус?

Со стороны кажется, что работа архивариуса очень простая, но на самом деле на него ложится большая ответственность за документы.

Список задач архивариуса может отличаться в разных организациях, однако, есть некоторый общий список, в который включены основные задачи:

• обработка документов и прием их в архив
• систематизация архива и его хранение
• контролирование делопроизводства
• передача необходимых документов в государственные архивы
• формирование справочников по документам, находящимся в архиве
• прием некоторых документов, которые приходят в организацию и при необходимости внесение их в архив

Помимо этих основных обязанностей обычно архивариус также должен уметь шифровать документы, следить за тем, чтобы соблюдались правила пожарной безопасности и выдавать копии документов по соответствующим запросам.

Мы живем в век технологий и информации, многие архивы теперь переходят из бумажного формата в электронный, поэтому архивариус должен обязательно знать все современные программы по работе с документами и использовать их.

Чаще всего есть вакансии на должность архивариуса в медицинских учреждениях и судах.

Требования к архивариусу

Работа архивариуса достаточно сложная, поэтому справиться с ней может не каждый, для того, чтобы качественно выполнять обязанности, человек должен обладать некоторыми личностными качествами.

Архивариус обязательно должен быть внимателен ко всему, даже к мелочам, любить порядок и структурированность, а также быть достаточно усидчивым, ведь эта профессия предполагает много похожей по типу работы.

Овладеть профессией архивариуса можно в колледже, а также в ВУЗе, образование для данной профессии является обязательным.

Человек, получивший высшее образование по данной специальности может стать старшим архивариусом, в крупных компаниях эта должность является достаточно значимой.

В учебных заведениях будущих архивариусов учат таким профессиональным навыкам, как правильное составление документов и отчетов, эксплуатация необходимых для работы технических средств, проведение экспертиз.

Также студенты изучают систему делопроизводства и нормативных актов, которые регламентируют ведение архивов.

Сколько получают архивариусы?

Зарплата архивариуса – это самый большой минус данной профессии, потому что получают они совсем немного. На данный момент зарплаты по России составляют примерно 15-22 тысячи рублей, но в некоторых регионах они составляют более 30 тысяч.

Оплата труда зависит от квалификации специалиста, от полученного им образования, от должности (старший архивариус в компании получает зарплату гораздо большую, чем обычный), компании, в которой он работает и региона, в котором он находится.

Какое образование необходимо?

Учебных заведений, где обучают архивному делу, много. Чтобы поступить в вуз на отделение «Документоведение и архивоведение», необходимо сдать три вступительных экзамена. Первые два профильные – история и русский язык. Третья дисциплина – обществознание или иностранный язык – на усмотрение абитуриента.

Обучение в вузах для студентов очного отделения длится 4 года, для заочников – 5 лет.

Выпускники получают степень бакалавра.

Окончив учебное заведение, выпускник может работать не только архивариусом. В список смежных специальностей входят:

• документовед;
• библиотекарь;
• музеолог;
• специалист кадрового делопроизводства;
• историк (историк-архивист);
• делопроизводитель;
• помощник руководителя (секретарь, офис-менеджер).

Личностные требования к должности архивариуса

Хорошим архивистом способен стать внимательный и ответственный человек, который даже при выполнении монотонной работы не теряет концентрацию. Также соискателю должности пригодятся усидчивость, терпеливость, спокойствие. Сотрудник должен стремиться к порядку, быстро вникать в различные структурные схемы.

Важными качествами являются пунктуальность и дисциплинированность, уважительное отношение к правилам, инструкциям. Обычно в архиве работает минимальное количество сотрудников, поэтому пост подходит людям, комфортно чувствующим себя в одиночестве. Но они не должны быть совсем нелюдимыми, ведь по работе им придется много общаться с представителями других отделов.

Главная задача архивариуса — это правильная организация работы архива и документооборота в нем. Архивариус востребован везде, где есть большой документооборот.

Зарплата архивариуса

На рабочем месте архивариусы в большинстве случаев выполняют рутинные действия, у многих из них масса свободного времени. Это сказывается на зарплате, которая как в регионах, так и в столице, редко доходит до среднего уровня. У рядового сотрудника оклад обычно составляет от 15 до 25 тыс. рублей. Он может быть выше у тех, кто берет больше смен, чем предусмотрено по стандарту, а также у руководящих работников. В частных компаниях архивисты получают 30-40 тыс. рублей.

Россия
16000—40000 ₽

Москва
30000—130000 ₽

Где получить профессию

Чтобы стать архивариусом, нужно получить специальность по направлению «документоведение и архивоведение». У такого образования есть существенный плюс — во время обучения студенты довольно тщательно изучают правила создания и обработки документов, документооборот. Это позволяет при желании сменить должность архивиста на место секретаря, делопроизводителя, кадровика.

Где востребованы архивариусы

Специалист по документоведению может работать на разных предприятиях:

• государственные учреждения — учет рождаемости и смертности, других важных статистических данных, хранение копий свидетельств о рождении, заключении и расторжении брака, смерти, а также многое другое;
• музеи, библиотеки, культурные центры — составление каталогов экспонатов, книг и других подотчетных объектов. Распределение единиц по соответствующим разделам;
• учебные заведения — учет и хранение записей о студентах, штатных и внештатных сотрудниках. Систематизация данных относительно выданных дипломов;
• медицинские учреждения — хранение и систематизация историй болезни, а также карточек пациентов, обеспечение их доступности;
• частные компании — сегодня коммерческие предприятия все чаще нанимают профессиональных архивистов для налаживания работы с документами. Специалисты складируют отчеты для налоговой и уничтожают их по мере необходимости. Также они отвечают за сохранность договоров или переписки с контрагентами.

Архивариус может выступать в качестве частного лица, если он обладает глубокими познаниями в какой-то конкретной области или востребованными навыками. Например, все популярнее становятся архивисты, составляющие генеалогические древа для состоятельных людей. Для этого достаточно знать, куда за какими данными нужно обратиться, а также отлично владеть компьютером.

Заключение

Профессия архивариуса подойдет спокойному и рассудительному человеку, которому нравится все «раскладывать по полочкам» и систематизировать. В ней в основном приходится работать с документами, действуя по уже прописанным инструкциям. Процесс не подразумевает практически никакого творчества. При этом в случае устройства в частную компанию можно рассчитывать на достойный доход.

Обучение

Вход в Ecole des Chartes в Париже, где обучают архивистов-палеографов .

Хотя архивисты существуют с древних времен, профессионализм в этой профессии еще не очень древний. Первые методы в архивах , начиная с XVII — го  века и первыми курсами не освобождаются, как учебная дисциплина , что с XIX — го  века в Италии, Германия и Франция.

В большинстве европейских и американских программ до 1930-х годов в архивной подготовке преобладала университетская историческая подготовка, которая проводилась в школах и на факультетах, принадлежащих университетам литературы и гуманитарных наук. Мы также видим, что во многих регионах управление национальными архивами (или кантональными архивами в Швейцарии) возложено на архивистов, которые также являются учителями истории.

После Второй мировой войны архивные школы распространились по всему миру и, в связи с расширением деятельности правительства и увеличением объема выпуска документов, постепенно отказались от истории, чтобы сосредоточиться на методах и обучении, разработанных библиотечным делом и информатикой . Хотя источники документов в архиве и библиотеке различаются, операции документальной цепочки остаются схожими в обеих областях, а также в целях работы (поиск информации для пользователя).

Поль Делсалл выделяет четыре типа школ, в которых преподается архивное обучение:

1. Школы, специализирующиеся на архиве , палеографии и дипломатии , изначально в основном ориентированные на древние документы: например, семнадцать итальянских школ ( Scuole di archivistica, paleografia eiplomatica ) в зависимости от различных государственных архивов ( Archivi di Stato ), Национальная школа чартеров готовит архивистов. -палеографы во Франции, Венская школа, Марбургская школа в Германии или Архивная школа в Нидерландах.
2. Школы информатики и документации ориентированы в первую очередь на управление документами ( делопроизводство ).
3. Библиотечные школы, где архивное обучение является второстепенным: Школа библиотечных и информационных наук в Монреале, Женевская школа менеджмента в Швейцарии, Школа информационных наук в Марокко и т. Д.
4. Исторические школы, университеты, которые предоставляют учебные программы для архивистов в рамках исторической подготовки, например, в Восточной Европе, а также в некоторых институтах или университетах Франции, Великобритании и США.

В англосаксонских странах управление историческими архивами и управление документами ( управление записями ) обычно являются предметом двух отдельных учебных программ.

Павильон Лайонела-Грау в Монреальском университете, где находится Школа библиотечных и информационных наук (EBSI), которая обучает библиотекарей , архивистов, документалистов и т. Д. Франкоязычные жители Северной Америки.

Некоторые школы выдают практические дипломы, обучая техников, ответственных за использование архивных инструментов, разработанных архивистами, имеющими высшие дипломы ( лицензии или магистра ). В некоторых странах определенные дипломы или аккредитации являются обязательными для доступа к определенным функциям (поступление на французскую государственную службу путем конкурсных экзаменов, сертификаты профессиональных ассоциаций для работы в архивных службах Северной Америки).

В рамках Международного совета по архивам Секция архивного образования и архивного обучения стремится «обеспечить сеть для преподавателей архивов с целью разработки методологии и создания инструментов, которые будут служить в первую очередь для преподавания архивоведения, а также для дальнейшего содействия. развитию профессии ».

Международный archivistique франкоязычного Portail (PIAF) также предлагает вводные курсы онлайн архивистов со всего франкоязычного мира.

Должностная инструкция

Должностная инструкция архивариуса составляется в соответствии со стандартами, описанными статьях 192.1 – 195.3 ТК РФ, на основании профстандартов:

• по документационному обеспечению (Приказ Минтруда России №333н от 15.06.2020);
• специалистов по формированию электронных архивов (утв. Приказом Минтруда России №266н от 19.04.2018).

Исчерпывающую информацию о том, кто такой архивариус, ищите в этих нормативных документах.

ВАЖНО!

Указанные стандарты носят рекомендательный характер, поэтому каждая компания вправе адаптировать нормативы с учетом индивидуальных особенностей предприятия.

Типовая структура должностной инструкции выглядит так:

• общие положения;
• обязанности работника;
• его права;
• ответственность, которую понесет специалист в случае недобросовестного исполнения трудовых обязанностей.

Перечислим по пунктам, что входит в обязанности архивариуса и что можно добавить в его должностную инструкцию:

• проведение работ по оценке наличия и состояния материалов, ранее переданных на хранение;
• отбор документов в зависимости от их состояния для страхового копирования, реставрации и восстановления;
• топографирование;
• подготовка целевой экспертизы для определения ценности материалов, находящихся на хранении;
• прием документации на постоянное или временное хранение;
• выдача материалов по запросу сотрудников предприятия, их обратный прием и размещение на отведенных для них местах хранения;
• контроль за соблюдением нормативов по хранению;
• оформительные работы;
• обеспыливание и прошивка;
• оказание помощи сотрудникам архивов и делопроизводства организаций;
• работы по созданию каталогов, баз данных и автоматизация работы архива;
• подготовка материалов для новостных порталов и СМИ;
• исполнение поступающих запросов;
• обслуживание посетителей в читальном зале архива (в случае его наличия);
• сверка текстов с оригиналами;
• описание печатей, подписей и других особенностей документов;
• участие в мероприятиях по спасению и эвакуации документов в чрезвычайных ситуациях.

На время отсутствия архивариуса его функциональные обязанности, права и ответственность в полной мере переходят к другому сотруднику компании, назначенному приказом директора предприятия. Следовательно, ответ на вопрос, может ли выполнять обязанности архивариуса заместитель директора, положительный. Замещать вправе любой специалист, обладающий достаточной квалификацией, в том числе и заместитель директора.

Права

Сотрудник, принятый на должность архивариуса (архивиста), наделяется следующими правами:

• правом подписи в рамках должностных обязанностей;
• может вносить предложения по реконструкции работы архива с целью оптимизации его деятельности;
• получение сведений, необходимых для обеспечения надлежащей работы от других сотрудников предприятия;
• информирование руководства организации о проблемных моментах в работе;
• право требовать поддержания условий, необходимых для качественной работы службы.

Ответственность

Ответственность архивариус в соответствии с должностной инструкцией несет в следующих случаях:

1. При неисполнении трудовых функций, определенных трудовым договором в форме, указанной в законодательстве и внутренних правилах предприятия.
2. За раскрытие внутренней информации. Форма ответственности определяется в соответствии с законодательством РФ.
3. При нарушении действующего законодательства РФ.
4. За ущерб, который работодатель понес по его вине (в пределах, которые заданы соответствующими частями законодательства).