Mice мероприятия

Современные тенденции в развитии MICE-услуг

Сегодня организация делового туризма становится более демократичной. В процесс координации действия вовлечены практически все участники. Кроме того, у организаторов есть возможности быстрой коммуникации и доступности информации, что позволяет планировать мероприятия более тщательно и в более сжатые сроки. Информация обо всех участниках может быть расширена благодаря социальным сетям.

Уникальность и необычность – вот то, на что есть спрос в современных MICE-услугах. Кроме того, креативность помогает и в другом. Финансовая ситуация в России и мире не позволяет выделять большие бюджеты на деловой туризм, но, тем не менее, требования заказчиков остаются высокими. И существует необходимость спланировать мероприятия так, чтобы уложиться в минимальный бюджет, но при этом не жертвовать качеством. Здесь и важен творческий подход, который есть у event-менеджеров компании «CLEVER marketing». С нами вы можете быть уверены, что MICE-кампания пройдет именно так, как вы хотели.

MICE

Что такое mice-проекты?

Термин MICE возник как аббревиатура от английских слов:

• Meetings (встреча, собрание, заседание, митинг, разъезд, соединение, игра),
• Incentives (стимул, побуждение),
• Conferences (конференция, совещание, съезд, ассоциация),
• Events (событие, случай, результат, превращение, соревнование, номер).

Эти четыре слова объединились в одно и стали обозначать услугу по организации мероприятий, созданию и оформлению деловых и развлекательных — любого масштаба и направленности — программ и проектов.

И новый термин MICE, и каждое из слов, его составляющих, теперь получили значение — организация и проведение:

• MICE — как правило, выездных мероприятий;
• Meetings — встреч, презентаций, совещаний, тренингов;
• Incentives — целевых поездок, являющихся уникальным знаком внимания к самым важным клиентам и партнёрам компании, а также к лучшим сотрудникам;
• Conferences — конгрессов, конференций, семинаров, на которых представляются проектные разработки и приобретаются клиенты и партнеры;
• Events — тематические торжества и программы.

Достоинства mice-проектов

Преимущество использования таких проектов в том, что все перечисленные виды мероприятий могут соединиться в любых вариантах и благодаря этому соединению дать потрясающий эффект, которого не удалось бы добиться при любых иных формах организации.

Организация мероприятий методом MICE сегодня является залогом делового и экономического успеха любой компании: это лучший метод установить действительно надежные, доверительные, честные и долгосрочные отношения с уже имеющимися главными целевыми аудиториями — сотрудниками, партнерами, клиентами — и добиться их естественного роста.

Каждая из этих аудиторий, безусловно, важна для нормального развития компании, причём все три группы важны в равной мере. Без доброжелательности, лояльности клиентов, без доверия и надежности в отношениях с партнёрами, без спаянной, слаженно работающей команды не обойтись, ибо это три кита любого бизнеса.

Следовательно, каждой из этих аудиторий следует уделять постоянное внимание. Но стандартные решения при проведении мероприятий любого уровня и направленности эффекта давно не приносят

Зато mice-проекты предоставляют огромный простор для творчества как при их проведении, так и при выборе места проведения.

Профессиональные компании, предоставляющие MICE — услуги, лучшей из которых в Беларуси заслуженно признана Event Expo Company, работающая также в России и на Украине, способны организовать любого масштаба и направленности мероприятие в любой точке планеты. Более того, не существует никаких ограничений в выборе зданий, средств транспорта, мест отдыха и так далее: за годы успешной работы у компании EventExpo налажены отличные деловые связи по всему миру.

Еще на стадии разработки проекта компания Event Expo Company предоставляет заказчику MICE-мероприятия возможность:

• высказать свои пожелания о целях и задачах, которые должны быть реализованы;
• выбрать место и прочие атрибуты для осуществления проекта;
• добиться оптимального соотношения цены и качества согласно бюджету;
• согласовать все пункты спектра услуг (проживание, трансфер, питание, все виды программ, визовая поддержка, деловые сувениры, фото- и видеосъёмка и др.), включая юридическое оформление; осуществить инспекционные поездки на место проведения.

Профессиональные фирмы, оказывающие услуги по реализации mice-проектов, обеспечивают не только сопровождение и координацию всех этапов проекта, но и оперативно реагируют на любые нестандартные ситуации, требующие внесения корректив, а также своевременно завершают мероприятия.

Организация мероприятий такого рода значительно видоизменила так называемый деловой туризм, расширив его границы до поощрительных поездок сотрудников. Обычный деловой туризм, являющийся прерогативой деловых людей, которым необходимо посещать конференции, конгрессы, симпозиумы, совещания, благодаря новому направлению организации и обслуживания подобных мероприятий стал значительно результативнее.

Деловые люди избавлены от хлопот по организации деловых поездок: Event Expo Company обеспечивает практически все этапы — от бронирования билетов до организации деловых мероприятий и отдыха участников.

Благодаря этому все этапы проектов любого масштаба проводятся на идеальном уровне, поскольку их организацией занимаются опытные специалисты высшего класса, до тонкостей знающие все аспекты подобных мероприятий и умеющие организовать их лучшим образом.

Особенности профессии

В России деловой туризм как сфера деятельности сформировался недавно, в конце 90-х годов и продолжает стремительно развиваться. Высокие стандарты профессии установлены зарубежными компаниями, в которых сервис в области «business travel» — «делового туризма» отработан годами.

MICE-менеджер или менеджер по деловым встречам и поездкам — это, как правило, опытный менеджер по туризму, хорошо ориентирующийся в нескольких направлениях или по всему миру, в обязанности которого входит организация поездок и мероприятий для больших групп (от 100 до 1000 человек). В отличие от организации тура для отдыха, деловые поездки должны быть организованы более тщательно и четко, поскольку цель бизнесменов — быстро, эффективно и с максимальным комфортом решить рабочие вопросы за рубежом.

Основные запросы бизнес-туриста, которые должен обеспечить MICE-менеджер:

1. Оптимальное время вылета и прибытия, удобные стыковки авиарейсов без потерь драгоценного времени. Например, сегодня бизнесмену необходимо попасть на выставку в Шанхай, завтра — в лондонский офис, а послезавтра — на конференцию в Чикаго. При этом он не должен потерять понапрасну ни минуты рабочего времени.
2. Возможность менять дату или время вылета без штрафов на случай, если деловые переговоры затягиваются, что бывает довольно часто.
3. Высокоскоростной и бесперебойный интернет в номере, возможность круглосуточно пользоваться услугами бизнес-центра непосредственно в отеле.
4. Близкое расположение отелей с современно оборудованными конференц-залами к аэропортам с целью экономии времени и средств на трансферах при проведении массовых мероприятий.
5. Возможность пользоваться прачечной, химчисткой, парикмахерской, спортзалом в пределах отеля, чтобы выглядеть презентабельно.
6. Обеспечить расчет оптимального бюджета поездки.

Исходя из требований заказчика формируется функционал MICE-менеджера:

• оперативная разработка и расчет предложений для корпоративного клиента;
• разработка плана деловой и культурной программ;
• анализ и переговоры с ключевыми партнерами;
• организация деловых и мотивационных мероприятий;
• консультации по визовым вопросам, контроль за оформлением и получением визы;
• бронирование отелей, трансферов, гидов;
• бронирование и выписка авиабилетов, страховых полисов;
• ведение деловой переписки с клиентами и партнерами на иностранном языке;
• контроль за взаимодействием между поставщиками сервисных услуг;
• ведение первичной бухгалтерии по каждому клиенту, контроль за своевременной оплатой счетов;
• выезд и контроль на месте организации трансферов, размещения, работы оборудования для конференций;
• решение всех проблемных ситуаций клиента на месте;
• в особых случаях участие в организации вечерних программ и банкетов.

Иногда приходится совмещать в работе и функции PR-менеджера, вести работу со СМИ.

В компаниях MICE-менеджеры разделяются по направлению работ: зарубежные страны, Россия и страны СНГ. При специализации на определенном направлении необходимо знание разговорного национального языка по этому направлению. Для менеджеров по зарубежью знание английского языка обязательно, поскольку мир бизнеса англоязычен. Знание других иностранных языков дает конкурентное преимущество в работе.

MICE в условиях экономии

Кризисные тенденции сегодня вызывают множество опасений, однако профи говорят о том, что отрасль скорее на подъеме. «Серьезное падение сектор MICE у нас пережил в 2009-10 годах. Можно сказать, сейчас он начинает потихоньку воскресать, — считает Юрий Сарапкин, независимый эксперт, действительный член международных организаций MPI, SITE, ACTE. — Хотя рынок России и соседних государств по-прежнему крайне нестабилен. Полагаю, в Украине по понятным причинам этой отрасли, как и многим другим, удастся восстановиться еще нескоро». В России, по мнению Юрия Сарапкина, есть некоторая тенденция к понижению затрат, но учитывая, что это ведет к потере качества, на солидные мероприятия деньги у компаний все же находятся.

 В том, что сектор MICE сегодня не столь остро переживает экономические сложности, как, скажем, leisure, массовый туризм, сходятся многие эксперты. Хорошим индикатором является и сам ANTOR MICE workshop: здесь немало как участников, так и посетителей, есть и те, кто уже занимают места на следующий год. 

Статистика ANTOR MICE workshop
В ANTOR MICE workshop 2014 приняли участие 129 компаний из 35 стран и регионов, а также порядка 13 международных компаний. Среди участников 38 гостиниц, компании DMC и туроператоры — 55 участников, 16 туристических представительств стран и регионов мира, а также представительские компании, авиакомпании, СМИ и другие специализированные компании, работающие на рынке делового и корпоративного туризма.
Зарегистрировались и посетили Antor MICE workshop 2014 более 500 человек — это представители турфирм, компаний — организаторов корпоративных мероприятий и поездок, корпоративных клиентов, отелей,  авиакомпаний, транспортных и круизных компаний из Москвы, Санкт-Петербурга, российских регионов и стран СНГ. Около 200 человек посетили утреннюю сессию — заранее запланированные встречи с участниками мероприятия, остальные же посетили дневную сессию, во время которой происходило живое общение всех желающих с участниками мероприятия. Если раньше в воркшопе АНТОРа участвовали исключительно национальные представительства, то сейчас его посетители могут не только узнать о странах, но и сразу встретить поставщиков, познакомиться с отельерами, узнать о новых предложениях.

«Те, кто смотрят на рекламу и продвижение как на расходы, действительно начинают экономить, но для многих продвижение — это прежде всего инвестиции, и в сложных условиях они предпочитают больше вложить, чтобы получить больший кусок пирога, — считает Энтони Каруана, один из руководителей АНТОРа и директор московского офиса Управления по туризму Мальты. — А если говорить о Мальте, то я не слышал от коллег, чтобы группы вдруг перестали приезжать к нам. Работа продолжается, клиенты есть. Российские компании все-таки стараются не экономить: они или не едут, или едут и проводят все на высоком уровне. Ведь какая может быть эффективность от мероприятия, будь то поощрительная поездка или конференция, если оно плохо организовано?!»

По словам Энтони Каруана, если стремление к экономии и чувствуется, то в основном это проявляется в поиске более дешевых вариантов того, что предполагалось, но не более дешевых направлений.

Естественно, не могут не замечать потребность клиентов сэкономить компании, занимающиеся MICE. «С каждым годом требования со стороны заказчиков становятся все жестче. И прежде всего — к использованию тревел-бюджета: компании стали внимательнее контролировать отдачу от потраченных денег», — добавляет директор по развитию компании «Демлинк» Ирина Карнаухова.

Есть ли место на рынке?

«Если вы хотите зайти в этот бизнес с нуля, это будет сложно. Но если компания, уже имеющая опыт работы в туризме, решает разнообразить свой продукт и выйти в MICE-сектор, думаю, это вполне реально, — полагает Сергей Канаев. — Одна из привлекательных черт MICE в том, что, помимо каких-то базовых элементов, всегда можно добавить дополнительные услуги, а они могут варьироваться как угодно, как в калейдоскопе, так что MICE сегодня такая отрасль, где еще нет поля для жесткой конкуренции, но уже есть поле для разнообразия».

«Этот рынок уже схвачен, — считает независимый эксперт Юрий Сарапкин

— Но все еще не структурирован — компаниям важно сосредоточиться на чем-то, а не пытаться заниматься всем сразу

Нельзя не учитывать также развитие новых технологий — приходит поколение корпоратов, которые уделяют этому очень большое внимание, и нам надо думать в сторону неких гибридных мероприятий, объединяющих онлайн и возможности личного общения. Кроме того, самому рынку корпоративных путешествий не хватает корпоративности

На рынке много информации, но ее пока некому анализировать, так что есть место для консалтинговых компаний в этой сфере, для организации подготовки специалистов в этой отрасли, сегодня все продавцы в MICE — самоучки, нет связки «маркетинг-продажа». Рынок непонятен иностранцам, а это затрудняет сотрудничество и поиск партнеров. Над всем этим нужно работать».

«Для иностранных представителей рынок MICE в России пока действительно не очень понятен, — соглашается Самир Сусси Риах. — Однако это нормальная ситуация: самой современной России немногим больше 20 лет. Этот сектор туризма развивается очень быстро, не успеем оглянуться, как MICE в России займет место, которое не снилось сегодня и ведущим странам».

Преимущества работы с «Бизнес Визит»

Компания «Бизнес Визит» является надежным коммуникатором и организатором MICE-мероприятий, закрепляя за собой лидирующие позиции в сфере делового туризма. Сотрудники нашей компании, курирующие данное направление, обеспечивают полный функционал, необходимый для организации MICE от начальной стадии до финала мероприятия:

• оптимизация маршрута, организация вылета, необходимых пересадок и трансфера по прибытию;
• смена дат и времени без штрафной основы, ведь зачастую длительность переговоров меняется не по вине заказчика;
• аренда необходимых залов и площадок для проведения MICE-мероприятий;
• полное техническое обеспечение бизнес встреч, в том числе надежное Интернет-подключение;
• подбор места проживания максимально приближенного к площадке проведения мероприятия, что позволяет сэкономить время и лишить себя лишних переездов;
• аренда площадки или места проживания с необходимой инфраструктурой и перечнем услуг (химчистки, парикмахерские, спортивные залы, SPA);
• визовая поддержка заказчика.

Площадки MICE

Площадкой для проведения MICE в целом может стать любая точка, ведь деловой туризм невероятно многогранен. Привязкой к месту может служить только определенное событийное мероприятие вроде международной выставки или съезда, а в случае, если мероприятие инициировано заказчиком, выбор площадок и вовсе не ограничен. Деловой туризм – это не только встречи в стенах офиса или бизнес-центра, эта уникальная отрасль может включать в себя обширные развлекательные программы, спортивные соревнования или отдых в стиле SPA. Все эти составляющие зависят от конечной цели инициатора события. Если речь идет о мотивации партнеров или сотрудников компании, выбор программы для отдыха просто не имеет границ.

Компания «Бизнес Визит» берет на себя высокую ответственность перед корпоративными клиентами. Мы гарантируем подбор надежных авиаперевозчиков, зарекомендовавших себя отельных сетей и соответствующих вашим запросам площадок для проведения мероприятий. Опыт работы в этом направлении позволяет нам пользоваться наработанной базой связей и контактов, а также получать систему скидок для нашего клиента, предлагая ему гибкую ценовую политику. Ваша индивидуальная деловая, развлекательная и даже экскурсионная программа будут качественно совмещены и оптимизированы под лучшее пакетное предложение, составленное с учетом ваших пожеланий и возможностей.

Помогите клиентам сэкономить — проанализируйте их бизнес-поездки

В ситуации если не тотальной, то все-таки экономии MICE-компании прежде всего — помощники клиента. И здесь речь идет не о том, чтобы давать скидки или искать самые дешевые отели и перелеты. MICE-туристы ценят другое. «Мы очень подробно анализируем поездки клиентов: на какие виды перелетов тратятся деньги, в каких отелях останавливаются сотрудники. Имея такую статистику за 2-3 года, можно сделать клиентам очень выгодное предложение, оптимизировав бюджет без потери качества, — делится Ирина Карнаухова. — Тогда все будут довольны».

Самое простое — проанализировать, куда чаще всего ездят сотрудники компании и в каких отелях останавливаются. А значит, договорившись с кем-либо из отельных сетей, которые также заинтересованы в больших и прогнозируемых объемах, можно получить для клиента выгодные цены и определенную лояльность по дедлайнам аннуляций. 
MICE-туристам сэкономить помогают даже билеты бизнес-класса. В условиях частых перелетов и возможных сдвигов в дате вылета билеты бизнес-класса выходят для компании дешевле самого экономичного тарифа

В случае изменения дат поездки на самых дешевых невозвратных билетах можно потерять больше денег, нежели воспользовавшись бизнес-классом, где даты билетов можно изменить.
 
Не менее важно для заказчиков и время перелета, а значит, MICE-турагент должен, конечно, внимательно подбирать стыковки. 

«Когда мы говорим об оптимизации тревел-бюджета, речь идет не только о деньгах: крупным компаниям важны и гибкость по дедлайнам аннуляций туров, и формат взаимодействия туристической компании с бухгалтерией, — продолжает Ирина Карнаухова. — Так что к оптимизации можно подходить с разных сторон, не всегда это более дешевые варианты».

MICE-туризм: нужен ли он?

MICE мероприятия на сегодняшний момент входят в число наиболее эффективных инструментов развития бизнеса. Как явление зародились они на Западе, а тамошние маркетологи прекрасно знают, как извлечь максимальную выгоду из всего и как лучше это сделать. Ничто так не содействует поднятию корпоративного духа персонала, укреплению связей в коллективе, индивидуальному воодушевлению каждого сотрудника «на подвиги во имя родной компании», как профессионально проведенное MICE мероприятие. 
Да и в глазах потенциальных партнеров компания, практикующая корпоративные выезды за рубеж с любыми целями, выглядит наиболее предпочтительно и солидно на фоне своих конкурентов. 
MICE мероприятия сегодня – это престижно, эффективно, модно. При разработке генеральной стратегии компании целесообразно ввести в перспективный план такие коллективные выезды за границу, причем, чем больше – тем лучше. Чем больше средств ваша компания сможет затрачивать на престижные выездные мероприятия, тем крепче будет ее деловая репутация. А это стоит любых денег! К тому же расходы очень быстро окупятся: это доказано беспристрастными расчетами зарубежных экономистов.
MICE туризм – это выбор предусмотрительных и дальновидных!

Профессия: MICE-менеджер

MICE-менеджер — Менеджер по деловому туризму — Менеджер по организации деловых встреч, поездок и корпоративных мероприятий

MICE-менеджер – это организатор деловых поездок в индустрии туризма. MICE-подразделения могут быть как составной частью отдела делового туризма в туристических компаниях, так и отдельной фирмой, организующей выездные деловые встречи и корпоративные мероприятия.

Аббревиатура MICE образована от заглавных букв английских слов, которые являются элементами пакета услуг корпоративных клиентов по деловым поездкам: Meeting — встреча Incentives — событие Corporate (или Conference) — корпоративное мероприятие: конференции, тренинги, тим-билдинг Events — мероприятия.

MICE в современном мире — интенсивно развивающееся и чрезвычайно востребованное направление делового туризма.

В России деловой туризм как сфера деятельности сформировался недавно, в конце 90-х годов и продолжает стремительно развиваться. Высокие стандарты профессии установлены зарубежными компаниями, в которых сервис в области «business travel» — «делового туризма» отработан годами.

MICE-менеджер или менеджер по деловым встречам и поездкам — это, как правило, опытный менеджер по туризму, хорошо ориентирующийся в нескольких направлениях или по всему миру, в обязанности которого входит организация поездок и мероприятий для больших групп (от 100 до 1000 человек). В отличие от организации тура для отдыха, деловые поездки должны быть организованы более тщательно и четко, поскольку цель бизнесменов — быстро, эффективно и с максимальным комфортом решить рабочие вопросы за рубежом.

Основные запросы бизнес-туриста, которые должен обеспечить MICE-менеджер:

1. Оптимальное время вылета и прибытия, удобные стыковки авиарейсов без потерь драгоценного времени. Например, сегодня бизнесмену необходимо попасть на выставку в Шанхай, завтра — в лондонский офис, а послезавтра — на конференцию в Чикаго. При этом он не должен потерять понапрасну ни минуты рабочего времени.

2. Возможность менять дату или время вылета без штрафов на случай, если деловые переговоры затягиваются, что бывает довольно часто.

3. Высокоскоростной и бесперебойный интернет в номере, возможность круглосуточно пользоваться услугами бизнес-центра непосредственно в отеле.

4. Близкое расположение отелей с современно оборудованными конференц-залами к аэропортам с целью экономии времени и средств на трансферах при проведении массовых мероприятий.

5. Возможность пользоваться прачечной, химчисткой, парикмахерской, спортзалом в пределах отеля, чтобы выглядеть презентабельно.

6. Обеспечить расчет оптимального бюджета поездки.

Исходя из требований заказчика формируется функционал MICE-менеджера:

• оперативная разработка и расчет предложений для корпоративного клиента;
• разработка плана деловой и культурной программ;
• анализ и переговоры с ключевыми партнерами;
• организация деловых и мотивационных мероприятий;
• консультации по визовым вопросам, контроль за оформлением и получением визы;
• бронирование отелей, трансферов, гидов;
• бронирование и выписка авиабилетов, страховых полисов;
• ведение деловой переписки с клиентами и партнерами на иностранном языке;
• контроль за взаимодействием между поставщиками сервисных услуг;
• ведение первичной бухгалтерии по каждому клиенту, контроль за своевременной оплатой счетов;
• выезд и контроль на месте организации трансферов, размещения, работы оборудования для конференций;
• решение всех проблемных ситуаций клиента на месте;
• в особых случаях участие в организации вечерних программ и банкетов.

Иногда приходится совмещать в работе и функции PR-менеджера, вести работу со СМИ.

В компаниях MICE-менеджеры разделяются по направлению работ: зарубежные страны, Россия и страны СНГ. При специализации на определенном направлении необходимо знание разговорного национального языка по этому направлению. Для менеджеров по зарубежью знание английского языка обязательно, поскольку мир бизнеса англоязычен. Знание других иностранных языков дает конкурентное преимущество в работе.

Плюсы:

• высокая востребованность на рынке труда
• высокий уровень оплаты труда
• постоянный профессиональный и личностный рост.

Минусы:

• напряженный ритм работы, иногда в авральном режиме
• постоянные командировки
• одновременная работа с большим количеством разных людей и компаний
• возможные сбои в координации их работы
• возможное недовольство клиентов результатами работы.

Корпоративный туризм в компании Wanderlust

Российский рынок MICE-туризма только начинает развиваться, на данный момент на его долю приходится всего 1% от общемирового. Однако, в нашей стране также имеются компании, предоставляющие подобные услуги в соответствии с мировыми стандартами — одной из них является компания Wanderlust. К особенностям ее работы можно отнести:

• предоставление общих и индивидуальных программ корпоративных путешествий с учетом пожеланий и ресурсов клиента;
• ведение всей программы от А до Я менеджером, прикрепленным к клиенту при оформлении заказа;
• оперативное решение любых организационных, юридических вопросов, возникающих в ходе корпоративного путешествия;
• адекватная цена услуг, наличие специальных предложений для новых и постоянных заказчиков;
• максимальная прозрачность, заключающаяся в предоставлении клиенту отчетов на каждом этапе, от составления плана поездки до ее завершения.

Заказчик может выбрать либо полный пакет услуг, либо отдельные из них в зависимости от его потребностей и финансовых ресурсов. Компания Wanderlust организует корпоративные туры по России и в другие страны, предлагая как популярные, так и оригинальные туристические маршруты. Воспользоваться ее услугами вы можете по номеру +7 495 540 54 65 или подав онлайн-заявку на сайте.